一、文书资料管理基本理论
（一）文书工作的概念、特点和作用
广义的文书工作，就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。文书工作是一项最主要、最大量也是最重要的日常工作。它通过文书的制发、处理与管理的一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息传递与处理的流程。机关单位内部文书工作人员所承担的文件的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。
文书工作的基本任务，要科学地组织机关的文书工作，及时准确地处理机关的往来文书，有条理地、安全地运转文书，完整地保管文书，正确地发挥文书的作用。文书工作的基本任务包括以下内容：文件的收发、登记和分送；文件的拟办、批办、承办和催办；文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；会议、汇报、电话的记录和整理；文件的平时归卷、提供借阅与保管；文件的系列整理、编目和归档工作；为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作任务。
文书工作有其自身的特点，形成了区别于其他工作的显著标志。文书工作的特点主要是：政治性、机密性、规范性和时间性。
文书工作是领导和业务工作者不可缺少的助手。首先，领导指挥工作的意图、决策、措施，是在文书部门提供的信息、资料和建议的基础上酝酿而成的。在领导决策的整个过程中，都要进行调查研究，分析综合，追踪反馈。其次，文书工作对业务工作来说，它是辅助性和服务性的工作，是围绕本单位的业务工作开展的，是中心工作的助手。
任何一个机构，都不是孤立地存在的，都有上下左右的机关，与之发生各种各样的联系。上级的意图要传达给下级，下级的情况要向上级汇报，平级之间要互通信息，都离不开文书工作。
在单位中，经常有或多或少的公文收进和发出。文书工作犹如每个机关的“门户”和“窗口”，只有严谨细致，认真处理，才能保证公文的正常运转，才能提高机关工作效率。
文书档案是机关活动的记录，没有文书工作，档案工作就无从谈起。只有严密的文书处理工作，才能为档案的查考提供前提和条件。档案的来源是文书，一个机关的文书工作混乱，文件质量不高，体式不规范，印制不规则，或者平时不归卷，收集不齐全，立卷整理不科学，都将直接影响档案的查考作用。
（二）文书处理工作的原则
1.保守机密
文书处理工作涉及党和国家的核心机密，是机要工作的一部分，所以保守机密是十分重要的。
2.分发准确
公文涉及的内容是广泛的，有的又很复杂，随着各项建设的发展，其涉及面将会更为广泛和复杂，不仅要求文书处理工作人员在文书处理中十分精心，而且要不断提高业务水平，随时掌握各业务部门的具体分工及其变化，进而保证发放和分发的准确无误。
3.处理迅速
这一原则，是由公文本身的时限性所决定的。主要应从以下几个方面努力：
（1）减少中间环节
一般说来，在机关内部以二至三层为宜。相邻机关间要采取直送，上下级业务部门间要直接行文。
（2）建立责任制
文书处理部门的工作人员要有明确分工，特别是对上级“公文”和下级“请示”等急需处理的“公文”，更应有明确分工，提出要求，并建立催办制度。
（3）规定处理时限
明确规定应处理“公文”的处理时限和印毕“公文”的发出时限，是达到迅速、高效的有效方法。当然，这一制度要与催办制度结合起来抓。
4.遵守文书处理程序
在文书处理工作中，如果越过了程序，就是打乱了人员的分工，破坏了事物的规律，结果就会使上下的工作无法衔接、无法处理，回头还得按程序重来，反倒延误了宝贵的时间。
5.便于工作
（1）部门内部的文书处理
要简化登记手续，以便省下时间来熟悉业务，提高工作效率。在文书处理工作中，对手续的要求是十分严格的，而登记又几乎是道道手续中所不可缺少的，因为离开登记就无从谈起健全的手续了。但是，登记是为工作服务的，所以所做登记都应该是必要的、工作中用得着的，这就有个登记的范围问题。在明确登记范围的基础上，还应简化登记手续，避免重复登记。只有这样，才能将主要精力和大部分时间用在熟悉“公文”内容和提高工作效率上。
（2）部门外部的文书处理
对于外部来说，在制度上要便于机关对文书材料的利用，充分发挥文书处理部门的作用。特别是应主动地为机关工作提供服务，进而促进机关工作效率的提高。
（三）文书工作的组织形式
文书工作的组织形式，指的是文书工作机构的设置和文书办理程序各个工作环节的组织与安排所采取的形式。文书工作的组织形式主要是依据单位的性质与职责范围，内部机构的层次、数量与驻地分布状况，文书工作的工作量，等等。根据具体情况，可以采用以下不同的形式：
1.集中形式
集中形式是指把整个单位的文书处理工作，在文书部门集中进行。小机关、基层单位和一部分文件数量不多的中等机关适宜于这种集中形式。采用集中形式处理文书工作，既可以节省人力、物力，又便于简化手续，提高效率。
2.分散形式
分散形式是指除了能集中的文书工作集中之处，不便集中的部分由各业务部门分散进行。一般来说，大机关和中等机关适宜于分散形式。采用这种形式必须注意两点：第一，注意正确分工，使各职能部门各负其责，不推诿，不扯皮；第二，要注意各个环节之间的相互联系，搞好它们之间的衔接，使整个文书工作流程环环紧扣，畅通无阻。
3.混合形式
全部机关单位的文书工作，原则上由文书部门统一处理。但除直属单位的来往文件外，其余文件登记批办后，分送各有关业务部门办理，到年终将同类文件立卷送回归档。这种形式适用于某些内部机构较多、职权范围较大、层次在两级以上或散驻在不同地方、公文往来数量较多的单位。
究竟采用哪种形式为好，要从本机关单位的实际情况和工作特点出发。总的原则是根据特点，结合实际，满足需要，便于工作。
（四）公文处理艺术
公文处理艺术主要在于三个字：“少、精、简”。
少：即尽量少发文，可发可不发的一般不发，通过口头或电话能解决的问题不要通过文书，一次发文可解决的问题不要两次、三次。精：即必须用文字材料说明的问题，篇幅要尽量精简。简：即处理公文程序尽量简化。根据公文内容，文书只送达与内容有密切关系的分管领导阅读，不要每份文书、材料都一一送所有领导传阅；下发文书、材料，有些只发至有关的单位即可，不搞“人手一份”、逢单位必发。
实现“少、精、简”的目标，最好的办法是提倡领导亲自动笔行文写材料。属于一般具体的工作讲话、重要的行文，领导要亲口讲，亲笔写，这样做除能有效地压缩“文山”外，对提高领导素质，促进领导工作，都是有益的。
二、文书资料管理规范
（一）文书管理工作内容规范
1.制定文书管理制度
文书管理是从文书处理人员和办公室领导两方面进行的。文书处理人员主要是抓文书材料的分类管理，使文书材料井然有序。办公室领导主要抓文书制度的管理。办公室领导是主管机关文书处理工作的，可又不能直接去管，也没有那么多时间和精力，只能宏观管理。从宏观上管文书处理工作，关键是抓制度建设，以制度管理文书，保证文书管理井然有序。
2.运行文书的管理
通过运行，文书材料的作用才能实现。因此每份文书材料都将经过运行这一过程。运行的形式是多种多样的，并呈现一定的阶段性。所以，依据文书运行不同阶段对文书材料的不同要求，加强文书材料的管理，对实现文书作用和提高机关工作效率，都具有重要作用。
3.暂存文书的管理
文书的运行是有相对时限的，当其作用实现或运行告一段落后，便可进入暂存阶段。虽然处于暂存阶段的文书的作用已经实现或基本实现，但并非无人再利用了，可能利用仍很频繁。为便于暂存文书的查考利用，必须解决其科学放置问题。
4.销毁文书的管理
待文书材料办结之后，按其价值可分为有保存价值的和无保存价值的两类。有保存价值的，应该而且必须继续保存下去，而无保存价值的则应销毁，以免鱼目混珠。
（二）收文处理规范
1.签收
收发人员收到公文时，应该核查点收，注明收到时间，填写送件回单，或在送文簿上盖收件章，然后依照规定，交送总收文人员。
2.拆验
总收文人员收到文书后，如果是机密文书，应送指定的密件处理人员收拆。书明“亲收”或“亲启”的文书，应送收件人或收件单位自行拆阅。“限时”文书应立刻处理，普通文书也要及时拆阅。公文附件如果是属于现金、有价证券、贵重物品，应先送出纳单位点收保管，并且在文内附件栏签名盖章。
3.分文
总收文人员收到来文经拆验后，应送交分文人员办理分文。分文人员根据来文的时间、重要性，依组织系统与事务职责，认定承办单位，并在右上角加盖单位戳后，依照顺序迅速落实分办。对来文未区分等级而内容确系急需的，应加盖戳记，以提醒承办人员注意。
4.编号、登记
来文完成分文手续后，就在来文正面适当位置加盖收文日期编号戳，依照顺序编号，一文一号，任何公文进入单位后，就以这个总编号为准。此外，还需将来文机关、文号、附件及摘要登记在总收文簿上，然后分送承办单位。急要的公文应提前编号登记分送。
5.拟办
承办人员依照主管批交的来文、手令、口头指示，或者因本身职责而主动拟办的事项，拟定处理的办法，供上级主管审核。在拟定处理意见时，应注意各种法令规定，文字要力求简明具体，不可模棱两可或用“呈核”或“请示”等字样，规避责任。
6.批办
经办公室负责人拟办的公文，要根据文书内容和性质，及时送主管领导审批，由主管领导提出批办意见。领导同志在批办文书时，对来文要做认真考察，根据有关条文和实际情况及时提出批办意见，退交拟办单位。
7.承办
办公室对经拟办和批办的来文，要根据实际情况进行处理。对涉及几个部门的问题，要主动与有关部门协商、会签；承办任务较多时，要区分轻重缓急，优先处理紧要文书。
8.传阅
非承办的文书，办公室秘书人员应依次交给有关领导尽快传阅，如领导阅退后有批示，应即照办。
9.催办
对已经领导批示或已交有关单位办理的公文，办公室应有专人负责检查催办，防止延误。紧急公文，办公室应提出办理时限。
10.归档
需归档的公文承办完毕后，办公室应将处理结果报告有关领导，并将公文分级、分类，归档立卷，妥善保管。
（三）发文程序规范
发文的程序包括拟稿、会签、核稿、签发、缮印、校对、用印、分发、归卷等环节。公文管理人员要做好发文工作，必须熟练地掌握这个程序的具体规范。
1.拟稿
即起草文书初稿，这是关系文书质量的基础工作。拟稿时要做到：符合国家有关的法律、法规，符合党和政府的方针政策，如提出新的政策规定，应加以说明；情况要确实，观点要明确，条理要清楚，文字要精练，书写要工整、规范，标点要准确；篇幅要力求精简，人名、地名、数据、引文要准确；公文中的数字除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数字的外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。引用公文应注明发文机关、时间、标题和文号。
2.会签
指主办部门代领导机关所拟文稿中涉及其他部门的问题，要事先征得有关部门的同意，并请有关部门的领导人签字。会签工作要求做到迅速、及时。主办部门要把会签工作做得妥帖、无误后，再送机关办公部门核稿、送审。
3.核稿
即对文书草稿的审核。内容包括：是否确需行文；内容是否符合党和国家的方针、政策以及有关的法律、法令；提出的措施和办法是否切实可行；涉及其他部门的内容是否经过协调，意见是否一致；文字表述是否概念正确，简明扼要，条理清楚，语法规范；是否符合规定的审批、会签手续；文书格式是否符合要求，文种的选择是否适当，秘密等级、缓急时限、发布范围等标注是否合理等。
4.签发
指机关或本部门领导人对准备以本机关或部门名义发出的文书送审稿，签署表示核准的意见，这是领导人履行职权的一种表现。各级国家行政机关发出的公文，由机关领导人签发。重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发；有的公文，可由秘书长或办公室主任根据授权签发。必须是自己职责范围内的有关文书，才有权签发，不得越权签发，签发时要署上自己的意见、姓名和时间。
5.缮印
指根据领导签发的定稿，经过缮写、打字或印刷制成的正式文本。缮印工作必须认真、细致，保证质量，做到文字准确，符合公文格式，版面要整洁、美观。
6.校对
指文书印刷过程中，以签发的定稿为基准，对打印件或印刷的清样进行核对的工作，它是保证文书质量的最后一个“关口”。为做好这一工作，办公室应在承办人员校对后，确定具有一定文字水平和丰富的知识，工作态度认真、细致的人员专职或兼职负责校对。
7.用印
文书加盖公章，应以原稿上领导人的签字为据，加盖份数要与原稿标明印刷份数相同，多余件可不盖。加盖的印章须端正、清晰，要把印章下沿稍压盖在落款年月之上。
8.分发
这是发文处理的最后一个环节。分发的要求为：准确、合理地使公文进行定向、定速、定量的流动。定向，就是根据公文本身的要求及领导意图，确定公文发往哪些单位（部门）、哪个级别；定速，就是限定送达的时间和要求；定量，就是依据一定的标准，将收到的公文和制发的文书实行定量分配，确定分发的份数，防止盲目乱发，避免有的单位文书过多，有的单位却看不到文书的现象发生。党政机关的公文，一般只发组织，不发个人。机要文书外投要做登记，由专人送机要局发。装封时要点清份数，封口要严，封面要写清楚，急密件要加盖急件或密件章，有的还要加贴密封笺并标明封号。
9.归卷
文书原稿连同文书印成件，根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整、正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。立好的案卷，应按照有关规定定期向档案部门移交，个人不得保存应存档的公文。没有存档价值和存查必要的公文，经鉴别和主管领导批准，可定期销毁。从签收、拆封到催办、归档，从拟稿、核稿到分发、归卷，收发各程序联系紧密，依次排列。收发管理的质量、效率如何，取决于这些程序执行得如何。办公室同志要严格按照收发程序办事，做到一丝不苟，环环相扣，使收发工作科学化、制度化，保证办公室工作的正常运作。
（四）文件使用规范
1.文件使用范围为与文件相关人员，其他人员一律不予办理借阅。
2.查阅或借阅文件、资料，须经文件（资料）保管部门主管领导批准后方可办理借阅手续。
3.公司文件和资料借阅后，应立即归还，如需带走，则按照公司规定办理相应的借阅手续。
4.重要文件、资料（包括合同）等原件一律不予外借，特殊需要可经上级领导批准后进行，但要谨防丢失。
5.借阅公司文件后要注意保密，防止公司内部重要信息的泄露。
（五）文件存放规范
文件的存放是指对各类文件的放置和保管。存放文件要做到保管妥善，查找方便。
1.根据存放需要，办公室应购置坚固、适用的设备存放文件。存放地点最好单设一室，门窗要牢固。平房最好加装铁栏，房间装上防盗门。文件装具可用文件夹、档案盒等。目前，办公室多数购置了铁皮柜，不要把暗锁号码明写在标号纸上。柜内放置文件，最好要用装具盛装，不要散放，并在装具上标明文件类别，以利查找。
2.保管文件要分门别类，有条有理。分类保管的具体办法是：
（1）按文件制发机关分类。
（2）按文件办理情况分类。
（3）本机关发文要将存档件和余存件分别存放。
（4）保存文件的盒子、夹子、封筒内，都要同时装入文件目录，供使用时记载。文件用后要放入原盒，不要乱放，查找时，一问便知，一找就有。
（六）文书销毁规范
1.文书销毁的范围
（1）不需立卷而又无保存价值的各类文书材料。
（2）多余的重复文件。
（3）无保存或继续保存价值的各类文献资料。
2.文书销毁目录的编制
文书材料的销毁是一项十分严肃的工作，因而，对欲销毁的重要文书材料、文献资料，必须编制比较详细的《销毁目录》。《销毁目录》主要包括以下几项：顺序号，它可以反映出销毁文书材料的大概数量；作者，即为行文机关名称；文件标题或文件号；份数；销毁原因；批准人；监销人；备注（如附表）。在《销毁目录》的前边或后边，要注明销毁单位名称、监销人和批准机关，并加盖印章。销毁后，《销毁目录》要由销毁单位存档。当然，为了简化手续，也可以在收发文账簿上注销，不另行登记。
3.文书销毁的审批
文书材料的销毁，必须经过严格的审批手续。通常，要经过机关办公室领导的批准。文书管理部门报批销毁时，应写一份关于销毁文书材料的“请示”，说明拟销毁的原因和情况，并附《销毁目录》。欲销毁的文书材料，在未批准之前，应单独放置，以免混淆。待批准之后，方准销毁。
4.文书销毁的方法
（1）特殊机密的文书材料和文献资料，可以随时焚毁。
（2）大量的欲销毁文书材料以及文献资料，应送附近造纸厂保密车间化纸浆。这样，既保密又使其转化为新的有用物资。
5.文书销毁的注意事项
（1）派两人以上的工作人员实行严格的监销制度，直至彻底销完为止。
（2）欲销毁的文书材料以及文献资料，决不可以向废品收购部门出售，并要防止其他形式的散失。
（3）一经销毁完毕，便要在《销毁目录》上注明已于何时销毁。监销人要在《销毁目录》上签字。
（七）文件日常管理规范
为了使文书便于利用，能随时查取，文书的日常管理要尽量做到科学化、规范化。
1.文书的定位管理
把送阅、送办的文书取回后按照预先给它们规定好的位置存放起来，即所谓定位管理。具体办法是：
按文书长、宽制作适当厚度的文书盒（塑料盒或自制的夹板纸盒均可），并将本机关所有文书名称按一定的规律（参考收文登记簿类目）分别标注在盒上，把文书橱柜分上半年与下半年两个或几个使用期，橱内再用横挡板分出层次（中央级、省级、市级等）。然后依文书盒标清的名称，本着由上到下的等级次序，将盒放在橱内相应的层次，运转回来的文书，分层次按序入位。
2.文书的跟踪管理
公文在运转使用中，为利于查找和保密，要准确掌握其流向，主要措施就是搞好登记。登记可设专簿或采取勤记勤销的“日记实”办法。
“日记实”，是对办公室文书在传阅、承办过程中每个落脚点的当天记录，它是文书处理人员在查找、调阅文书时的得力工具。一般用文书跟踪单记录。
文书跟踪单呈卡片形式，把每一类型的文书跟踪单放在一起。以县委办公室为例，中央文书、内刊，省委文书、内刊，省政府文书、内刊，市委文书、内刊，市政府文书、内刊分别放在各自的盒子里。清文收回后，跟踪单自行作废。
3.文书的制度管理
要建立文书借阅、传递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题时，进行核对和查找。
建立文书借阅、传递、归档制度一般包括下列内容：
（1）建立文书借阅簿，指把各种文书分门别类、有科有目地编排成簿，以便于阅览时查找。
（2）借阅文书要注意以下几点：
认真。无论何人、何故、何时借阅文书或资料，不管再急、再忙，都要在“借阅簿”上一丝不苟地履行登记、签字手续。
严密。规定借阅时间，控制“密级”文书阅知范围。特别对标有“密级”文书的外借，随时请示领导，借出前要当面交代注意事项。
勤查。对所管理的文书一周一小清、一月一大清、一季一核对、半年一整理，一有问题就主动、及时上报，求得迅即解散。
（3）列明本簿所属文书。
即仅供何人何时查阅。
4.文书的卡片管理
在文书管理工作中，为了便于查找，文书可采取编制“文书卡片”形式管理。“文书卡片”是以卡片形式揭示本单位文书内容和成分的一种检索工具。把浩瀚的文书信息贮存起来，加以科学的分类，使同一问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机的整体，便于主动为领导提供信息。“文书卡片”是当前手工检索工具中运用较为广泛的一种。
编制文书卡片应注意以下几种情况：
（1）凡遇到文书标题填写不合逻辑时，要按照实际情况更改标题。
（2）遇到无标题或文书名称作为标题的文书，则要根据文书的内容拟制一个简明确切的标题。
（3）有的文书虽有标题，但要加上一个副标题才比较确切，使人一目了然。
（4）对文字太长的标题，在不影响文书原意的情况下，可以适当简略，使人一看就懂。
卡片分类后，要根据一定的方法固定类内每张卡片的前后次序和排列的位置，保持文书之间的历史关系，使之有规可行，有目可查。每个单位每年所编制的卡片格式标准要一致，这样才不会失散，同时又便于查找利用。文书卡片的排列主要是属类与小类内文书卡片的排列，可按类－属类－小类（问题）－年度－作者－时间的顺序排列。这样排列，同一性质的文书集中在一起，便于迅速、准确、完整、系统地查找。在同一年度里，卡片排列的次序习惯是：先上级后平级再下级，先党委后行政，先领导机关后业务部门。卡片经过排列，位置固定后放进卡片柜，并设属类、小类或问题、年度、作者等的索引卡，最后拟写一个“查阅须知”。这样基本上既能克服文书保管、利用的混乱现象，又保证了文书卡片的编制质量，使“文书卡片”这项检索工具更好地起到为领导当好参谋和助手的作用。
三、档案管理规范
（一）档案的定义
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的、所保存的备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。按照《中华人民共和国档案法》，档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。它涉及三个方面的基本含义。
1.档案产生于组织和个人的社会活动
具体说，档案是在各机关、团体、企事业单位工作中以及个人活动中产生的。它包括两个方面：一是国家机关和社会组织的档案；二是著名人物、家庭和家族的档案。例如，某个单位履行其职能，完成了一系列工作任务，产生了大量文件，其中有价值的就转化为档案。所以，档案总是产生于一定的组织和个人，离不开特定的社会活动。
档案是人类社会活动的记录，人类的社会活动是丰富多彩、极其广泛的，这就决定了档案的内容也是极为广阔、包罗万象的。它直接记录了人们在各个领域、各个学科、各个方面的实践活动。
2.档案由文件转化而来
文件是记录和反映人们社会活动的文字、图表、声像等材料的总称。人们在社会活动中，为了相互交往，上传下达和记录事务，总要产生和使用许多文件。由于工作的持续进行和事业发展的客观需要，人们又自然要把日后仍需查考的文件有意识地保存下来，这样就成为了档案。所以，档案是由文件转化而来的。文件转化为档案是有条件的，不是所有文件都需要和可能成为档案，文件转化为档案一般需要具备下述三个条件。
（1）必须是办理完毕的文件
所谓办理完毕的文件，是指文件的处理程序和文件办理的事情已经完毕。当然，“办理完毕”也是相对的。文件处理程序和文件办理的事情，一般情况下是同时完成的。但有时文件处理程序结束了，而文件办理的事情还没有结束，这些文件还具有现行效用，这样的文件也可以转化为档案。
（2）必须是具有一定查考利用价值的文件
组织和个人在各种社会活动中形成大量的文件，处理完毕的文件由于功能上发生了变化，分化为两部分，一部分没有再利用的价值而被淘汰；一部分因仍有查考利用价值而留下来成为档案。从这个意义上讲，文件是档案的基础，档案是文件的精华。
（3）必须是按照一定的程序和条理保存起来的文件
文件不能自动地转化为档案，文件是逐年逐月逐份逐件产生的，人们要把这些文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。一般的档案，都是由文件经过立卷归档程序转为案卷保存起来的。
了解档案与文件的相互关系，有助于我们在工作中注意文件的形成和积累，提高文件质量，做好立卷归档工作，真正使档案成为文件的精华。
3.档案是历史的原始记录
档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成的组织或人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性。因此，档案具有很高的查考价值。档案不同于一般的信息资料，它不是为了日后转化为档案而事后编写或随意收集的材料，它是其形成的组织或个人在当时当地直接使用的原始文件转化来的，因而具有原始性。档案注重原本原稿，多为孤本，它是人们活动的自然产物。档案集原始性和记录性于一体。
（二）档案的属性和作用
1.档案的属性
（1）原始记录性。档案是人们社会活动的原始历史记录，是形成者在其活动中直接使用的原始材料的转化物，是历史的真迹，而不是事后另行编写和随意收集的间接材料。原始记录性是档案的本质属性。
（2）信息性。社会信息是社会共享的人类一切知识以及反映各种客观现象的消息的总和，它包括多种记录形式。档案是原始记录，是对现实存在直接的反映。它在印证存在着的事物和现象方面具有不可比拟的权威性。因此，档案是一种伴随着它所记录的活动一起形成的具有直接性的信息，是国家信息资源的重要组成部分。档案信息与其他信息一样，可以收集、传递、存贮、检索、处理、交换和利用，供人们享用，而内容不会磨损和丢失。由于档案的滞后性，档案的信息基本上属于回溯性信息。
（3）知识性。档案是人类社会实践活动的客观反映。从纵向来说，档案是人类历史的见证，它反映了人类在各个历史阶段的工作状况、认识水平，是人类知识的积累。从横向来说，档案是人类活动各个方面的真实记录，无论是管理工作的经验教训，科学技术的研究成果，还是文化艺术的创作成果，都在档案中得到反映。可以说，档案是人类各个阶段知识积累和各个领域的知识汇集，是人类的宝贵财富。
（4）实用性。档案来源于形成者的实践活动。它反映的内容无论是物质的还是精神的，都是客观存在的，可以回归到社会现实。一张图纸、一个签名、一份协议，就能轻易地解决工作中某个实际问题；一组数字、一篇论文，就能为某项研究省去许多时间和精力；一项研究成果投产后就能成为某种新产品。
总之，档案是国家的一种资源和财富，它以信息的形式反馈应用于社会，能够在一定程度上部分以至全部消除我们在实际工作中对某种事物的不定性，在社会各个方面发挥作用，产生重大的社会效益和经济效益。
2.档案的作用
（1）档案是组织机构进行工作的有效工具。在日常工作中，领导者和工作人员为了有效地实施管理，开展各项业务活动，常常需要借助于档案。无论是制订计划、研究案例、进行决策、总结经验，还是处理日常事务等，往往都需要查考档案中的有关资料。例如，单位的领导者要制定某个政策性文件，需要查考有关原始资料，不能光凭记忆。没有档案作为依据，就会给工作带来困难，使工作质量受到影响。所以，档案已成为现代管理工作的不可缺少的工具。
（2）档案是经济建设的重要参考依据。档案，特别是科技档案和某些专门档案，记录了各种生产活动和经济活动的情况、成果、经验和教训，反映了各行各业生产和经济活动的真实状况，它是前人劳动智慧的结晶，是经济建设规律性的反映。档案对于制定和实施经济发展计划、检查和总结经济发展情况、推广先进的生产技术和管理经验、防止灾害等方面，都是重要的参考资料。例如，某地方为了大面积推广农作物优良品种，在进行试验种植的同时，查阅了当地大量与农业生产有关的档案资料，了解当地长期以来同类农作物的种植面积、单产、总产、土壤状况、气象雨量、水利设施、灾情记录等，进行综合分析，制定种植计划，从而促进了优良品种有效推广和大面积增产。与此相反，若是“有档不用”或“无档可查”，则会导致生产上盲目发展、管理混乱、重复建设、返工浪费，甚至发生事故，影响正常的工作和生产，造成重大经济损失。由此可见，充分利用档案，实事求是，按规律办事，加强工作的计划性和科学管理，有利于促进生产，提高经济效益。
（3）档案是政治活动的查考依据。有些档案是在国家的政治活动中形成的，记载了社会、阶级、政治、法律等各方面的状况，反映了国家各种政治活动的状况。我们党和国家一向重视利用档案，把它作为进行政治活动的可靠依据。同时。档案也证实了许多历史情况，澄清了问题，纠正了冤假错案，使好人得到保护，使坏人得到惩罚。在国际斗争中，档案在维护主权、维护民族尊严上也起着重要的作用。
（4）档案是科学研究的必要条件。无论是自然科学，还是社会科学、思维科学的研究，都必须详尽地占有材料。档案可以从两方面为科学研究提供丰富的资料：一方面，是专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴，另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。
（三）档案员岗位责任规范
1.热爱本职工作，熟悉档案工作业务，了解本公司的主要职能和历史沿革。
2.负责本公司档案材料的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作，制定本公司档案管理制度。
3.编制档案查考工具和参考资料，为公司领导和各部门提供服务。
4.严格按借阅制度进行提供利用档案，不徇私情，按章办事。
5.做好保管工作，坚持“八防”措施，定期鉴定、检查库存档案，严格执行档案的鉴定、销毁制度，确保档案的安全。
6.对本公司用圆珠笔、铅笔、彩笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料拟制文件及材料的，应予以监督纠正。
7.努力学习，不断提高政治理论、专业知识与业务水平，以适应档案管理科学化、现代化的要求。
8.严格遵守档案管理工作及公司制定的各项档案管理规章制度。
9.经常与上级档案部门取得联系，自觉接受业务上的监督检查。
（四）档案收集工作规范
1.档案收集工作的内容
（1）政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档的档案的接收。
（2）政府机关、企业、事业单位对那些未及时归档的档案的补充收集。
（3）档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收。
（4）档案馆对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成的档案的接收与征集。
2.档案收集工作的标准
档案的收集、接收的标准，应该包括“全”和“好”。“全”，就是收集、接收的档案要完整；“好”，就是要使收集、接收来的档案在保证完整的基础上，组卷、装订、编目等要符合规格与要求。
（1）归档范围。凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种材料，均应归档。应保证归档的材料能全面地反映本机关的职能活动和基本情况。各机关应根据本单位职能拟定较为详细的归档范围。
（2）归档时间。办理完毕的文件材料，一般应在第二年上半年归档。
（3）归档要求。应归档的文件材料要齐全、完整；根据规定分类立卷，完成的案卷要保持文件材料之间的历史联系，正确地反映机关活动的基本面貌，区分保存价值，便于保管和利用；卷内文件应按一定次序排列，编页号，填写卷内目录，注明保管期限；案卷标题要简明确切，要编制案卷目录。
总之，要保持案卷“全宗”的不可分散性，要把一个机关的全部档案按规定收集完整，不使应该归档的文件材料散失。
（五）档案装订工作规范
档案装订方法正确与否至关重要，它不仅影响到档案的保管，还影响到档案的利用。因此，办公室人员必须了解档案装订工作的具体规范。
1.整理归档文件
归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名次、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
分类方案的“最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如：按照“年度—机构—保管期限”分类中，“保管期限”即为最低一级类目。在最低一级类目中，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
2.修整归档文件
（1）修裱破损文件
修裱是指使用黏合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件。
（2）复制字迹模糊或易退色的文件
对字迹模糊或易退色的文件，一般采用复印的方式进行复制。如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。但复制件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的概率，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。
（3）超大纸张折叠
实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于A4型和16开型，而档案盒尺寸是按照A4纸张大小设计的，这就需要对超大纸张加以折叠。折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图标字迹之外。文件页数比较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。
3.装订归档文件
（1）线装式
从档案保护的角度看，线装无疑是最好的选择。但除了较厚的文件，“三孔一线”的装订方法已不再适用于文件管理。现有的常见做法是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，但这种方法存在针脚过密、易造成纸页从装订处折断的问题，设备成本也相对较高。如在文件左上角或左侧穿针打结，操作比较烦琐。如果装订器材能够有所改进，线装仍然是最好的装订方式。
（2）变形材料
使用变形材料装订的方法很简单，但对材质有较高的要求。金属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品，而且必须同时考虑所在地区的气候条件以及库房保管条件，谨慎使用；塑料制品则必须有足够强度，以免年久断裂。要注意，使用金属装订材料的归档文件材料，不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。
（3）粘接式
一般采用糨糊及胶水粘贴的办法，成本较低。但这种方式存在可逆性差、复印及扫描时不能拆除等缺点，材料的可靠性也有待于进一步认证。还有热熔胶封装的办法，但由于成本较高不易推广。
另外，穿孔式和铆接式方法由于对档案破坏较大，因此不宜用于归档文件的装订。
（六）档案整理工作规范
1.便于档案的管理和利用
（1）注意区分档案的保管期限。
（2）注意保持档案形成机关或部门之间的联系。
（3）注意区分档案的机密程度。
2.保持档案的自然联系
（1）维护档案本来的历史联系。档案是反映真实的历史面貌的，保存档案的重要目的之一就是为了再现事物本来的面貌。所以，在档案的整理工作中，努力维护其本来的历史联系是档案保护工作的重要内容，而决不应人为地破坏这一历史联系。
（2）保持档案的来源联系。档案是在社会实践活动中由各具体单位形成的，在档案的接收中也体现了它的形成单位，就是说每一卷档案都是有其一定来源的。在文书档案的来源上，人们所考虑的主要是其形成机关，即文书材料原始的形成机关或生效机关。
（3）注意档案承载物的形式联系。档案是由各文书材料组成的，而反映各文书材料内容的承载物却又不同。这些不同的承载物，有着不同的质地、形状和规格，也要求有不同的管理条件。比如，同是一个“报告”，有的以文字形式反映，有的以声音形式反映，还有的以图像形式反映，于是形成了文字稿、录音带和录像带等不同形式的档案。
（4）尊重档案反映的内容联系。文书材料都是为解决一定问题、开展一定工作或举行一定活动而形成的，所以前后文书材料在内容上往往都是有一定联系的，甚至是互为补充、不可分割的。正由于文书材料内容上的密切联系，所以组成的案卷才反映出了文书材料的同类性和完整性。各有关案卷之间，同样是有着一定的内在联系的，而且对案卷之间的内在联系，在整理工作中是应该予以尊重的。只有做到了这一点，整理后的档案才能门类清晰，问题集中，便于排列和管理。
（5）考虑档案形成的时间联系。档案各卷中的文书材料，都是在一定历史时期形成的。同一时期的档案，反映着一定的共同内容，体现着同一的社会情绪和发展趋势。所以，在档案的整理工作中，考虑到档案形成的时间联系，把同一历史时期的档案集中到一起，使问题反映得比较集中一些，对于整个单位内的管理工作都是很有利的。
3.利用档案的原有基础
（1）原有的档案能够反映原来的历史面貌。
（2）档案管理的标准不断变化，原有的案卷总是无法符合新要求的。按过去标准组装的案卷，不符合现在的要求是自然的。现在的案卷是按现在的标准组装的，也很可能不符合今后的要求。然而，过去的案卷反映了过去的历史环境和技术水平，反映了过去的真实历史面貌，起到了历史凭证作用。这本身就是历史，就是应该被尊重的。
（3）在文书档案的整理工作中，更应注意充分利用原有基础，以防文书档案的坏损，进而维护和延续其寿命，使之更多更好地为人类进步事业服务。对于有明显错误的案卷，在考证清楚的基础上进行改装，实行一些保护性的修补还是有必要的。
（七）档案分类规范
档案不仅要分类，而且必须正确地分类，错误的或不恰当的分类，也会破坏文件之间所固有的联系，造成整个档案整理和利用上的不便。所以，对于档案的分类有一定的规范。
1.客观性
即应该从档案的实际出发，保持原有的历史联系。文件材料之间的历史联系是多方面的，应该在分类过程中，选择其中本质的联系，实现最佳分类效果。因此，整个分类过程应该是自然的，而不是人为的或任意的。
2.逻辑性
分类体系必须有严密的逻辑性，要求档案分类标准统一，界限分明，概念明确，层次得当。标准统一是指在同一层次的分类过程中，只能运用同一标准进行，而不能同时有两个或两个以上标准；界限分明是指类与类之间的界限划分要明确，不能相互交叉；概念明确是指设立的每个类、项、目等，都必须有明确的范围，不能含糊不清；层次得当是指分类的层次不宜过多，级别要分明。
3.实用性
选择分类方法、确定分类方案，要注重实用。须便于保管、检索和利用。
4.思想性
要求分类能揭示档案内容的实质，要用历史唯物主义观点，运用阶级分析方法，对档案进行分类。尤其对历史档案，以及政策性较强的档案，在分类过程中更要注意分类体系和类项设置能够体现出档案内容的实质。
（八）档案鉴定规范
档案的鉴定是指按照一定的原则、标准和方法，甄别和判定档案的价值，根据其不同价值确定不同的保管年限，并对不需保存和保管期满的档案进行处理。
具体分析档案价值时，应当以反映本机关的主要职能活动面貌为出发点，以分析档案内容为中心，结合考虑档案的作者、产生日期、完整程度、文种以及可靠性、有效性、外形特点等因素，不能孤立地根据某一方面的情况去判定。
1.确定档案保管期限
确定档案价值和保管期限的主要依据，是国家档案管理机关制定的“档案保管期限表”。各个机关应根据国家确定的标准，结合本机关档案情况，编制档案的保管期限表。所定的标准，原则上不能缩短国家标准所规定的保管期限，但可以延长。如何制定档案保管期限，应由机关档案室与秘书部门、业务部门共同研究，先提出初步意见，报请领导审定，然后施行。
档案保管期限表包括：
（1）顺序号。就是保管期限表的各条款经过系统排列后，在各条款的前面编上统一的顺序号，目的是固定条款的排列位置，作为鉴定工作人员使用保管期限表时引用条款的代号。
（2）条款。是同一组类型相同的文件的名称或题名。拟制条款要求能反映出一组文件的来源、内容、名称和形式，文字要简明确切。
（3）保管期限。它的划分是鉴定档案价值的主要任务。根据党和国家的有关规定，保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保存就是无限期地保存。凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设、政治斗争和科学研究中需要长远利用的档案，都应列为永久保管。长期保存，就是在相当长一个时期内保存利用，时间为16~50年。凡是在相当长一个时期内本机关需要查考利用的档案，应列为长期保管。短期是和长期相对而言的，短期保存的时间为15年及以下。凡在较短时间内本机关需要查考利用的各种文件材料，均应列为短期保管。档案的保存期限不是一成不变的，经过较长时间，还可对档案进行鉴定，调整保存期限。
2.档案的销毁
销毁保存期满的档案，事先须认真鉴定。要采用直接鉴定法，即逐件逐张地直接判定，而不能只根据案卷的目录标题和封面上注明的保管期限。一般应掌握这样一个原则：“保存从宽，销毁从严。”
销毁档案的步骤是：
（1）组成鉴定小组进行鉴定，提出销毁意见，经领导审核批准，确定销毁的档案。
（2）编制“档案销毁清册”。
（3）在指定工厂内销毁档案，并由两人监销，监销人应在销毁清册上签名盖章。
（九）档案保管规范
档案保管工作，是指档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动。其具体内容包括两个方面：一是凭借柜具或库房对档案实施的日常管理，主要包括档案库房的使用与安排，档案及其柜具的有序化摆放和与档案检索、提供、利用等环节密切相关的档案移出、收进等。二是对一切可能损坏档案的社会的、自然的因素采取必要的措施，防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。档案保管主要包括以下几个方面。
1.档案库房管理
（1）合理安排库房布局
库房布局是指对库房的使用安排及对库区房间和保管区段的划分。库房区域应尽可能集中，同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间，业务技术用房应尽量布置在库房的一楼；利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。
（2）排列柜架
各种不同形状、不同质地、不同规格的柜架应分类集中使用。柜架的两端应与墙壁保持一定距离，排列方向应与窗户垂直，以防止阳光的直接照射。
2.档案日常管理
（1）建立库房管理制度
包括安全制度、档案进出库房登记制度、库藏档案定期检查制度、设备管理制度、清洁卫生制度等。
（2）调节温湿度
根据有关规定，保管一般纸质档案的温度为14℃~20℃，相对湿度是50％~65％。
（3）档案流动中的保护
在日常工作中，借阅、退还以及必要的再整理、重排架、复制、展览等都要移动档案，搬运档案时要轻拿轻放，运输工具以轻便、牢固、防震荡为宜。工作人员接触档案时，应穿工作服、戴手套，以防汗水玷污档案。档案存放方式要有利于存取。存取档案应连同包装材料一同取出、放回。借阅档案必须遵守借阅制度：残旧、脆化等易损档案和特别珍贵的档案一般不借出档案室；尚未整理好的零散档案一般不宜借阅；借阅者要爱护档案，不得涂改或做标记；禁止使用档案者在阅览室吸烟等。
（4）安全检查
定期和不定期地对档案进行安全检查，是库房管理工作的一项重要内容。具体包括：检查档案数量、质量是否完整，有无被盗、泄密等情况，及时发现不安全因素以便及时防治；检查档案是否有发黄变脆、字迹退色、潮湿发霉等自然损坏现象；检查有无水灾、火灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，防止意外发生。定期检查一般一年一次，不定期检查时间不固定，一般在保管人员变动，发生意外事故或者结合重大活动、节日时进行。
（5）库房卫生
库房卫生是库房管理中的经常性工作，它与档案生虫、长霉、磨损等有着直接关系，是档案保护技术中诸多内容都涉及的一个重要项目，因此必须给予足够的重视。
（十）档案利用规范
档案提供利用工作是指通过一定的方式和方法直接提供档案，为各项工作服务的工作。
（1）提供利用的主要方式有：利用者来档案室查阅原件，开辟阅览室或暂时外借；提供档案的复制品；提供根据档案记载内容综合编成的资料；出具档案证明。
（2）档案借阅应建立借阅制度、保密制度，严格履行借阅登记手续。
（3）档案证明的文字要确切，只能引述或节录原文，不能对材料进行解释或做出结论。在档案证明上要注明材料的出处和根据。