一、文种使用病例分析
（一）“呈发”不分而错用
“呈发”不分而错用，主要有两种情况：一是将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行文文种，结果闹出了下级给上级发通知和做决定的笑话；二是将应该下发所属单位公文错用“报告”、“请示”文种，结果闹出了上级向下级“报告”、“请示”的笑话。
（二）“函呈”不分而错用
“函呈”不分而错用，主要表现在四个方面：一是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告”；二是向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报告”；三是答复上级机关的询问不用报告而误用“函”；四是向上级机关请求指示不用请示而误用“函”。
（三）“函发”不分而错用
“函发”不分而错用，主要表现在通知和函不分而错用上：一是某些单位出于自己业务工作需要，把本属于商洽性的函错用成“通知”；二是上级机关把向下级机关发的指示性或事项性通知错用成“函”。另外，也有的该用“函”却错成了“通报”。如《×市财政局关于……情况的通报》（主送各区、县人民政府……），用“通报”行文违反行文关系，可修改为《×市财政局关于通报……情况的函》。（“函”为文种，“通报”为事由中的动词，和“文种并用”之病误不同。）
（四）“报告”、“请示”不分而错用
“报告”、“请示”不分而错用，主要指该用“请示”的却用了“报告”，该用“报告”的却用了“请示”。如《中国人民银行×市支行关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告》，可修改为《关于申报专项救灾贷款指标的请示》；《全国工业普查领导小组关于两年来工业普查准备工作情况和今后意见的请示》，“工作情况”无须请示，文种应改为“报告”（此种“呈转性报告”也不能用“意见”取代）。
（五）“通告”、“通知”不分而错用
“通告”不涉及任何秘密，直接向公民个人公布。不像“通知”那样通常需按组织系统或专业系统逐层下达。“通告”可依法自创有关规则，“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。“通告”、“通知”不分而错用，主要体现在多将“通告”印发或播发成“通知”，如《关于使用文明礼貌语言的通知》等面向社会公民或有关方面的事项，“通知”改为“通告”为宜。
（六）“通报”、“通知”不分而错用
“通报”、“通知”不分而错用。主要有四种情况：一是把握不准它们的区别，需要传达重要精神或情况时也用“通知”行文；二是认为“通报”只是批评错误而缩小了其使用范围，不适当地用“通知”取代“通报”；三是将指示性“通知”错用“通报”行文；四是将批转性“通知”错用“通报”行文。
（七）“通报”、“决定”不分而错用
“通报”、“决定”不分而错用，主要指用于奖励时两文种错用的情况。如《××关于授予××等同志……标兵称号的通报》，“通报”宜改为“决定”；《××关于表彰××同志见义勇为行为的决定》，“决定”宜改为“通报”。
（八）“批复”、“决定”不分而错用
“批复”、“决定”不分而错用，主要反映在安全、交通等部门和纪检、监察机关对事故和违纪人员处理时的不规范行文。规范行文应是上级针对下级的请示予以批复，或针对下级的处理意见做出处分决定；应改变下级向上级报“处理意见”或“处分决定”，上级据此给下级“批复”的错误做法。
（九）“批复”、“复函”不分而错用
“批复”、“复函”不分而错用，主要表现在：一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的单位错用“批复”行文；二是上级机关针对下级机关的请示不用“批复”而错用“复函”行文。如《关于同意建立×市供销合作社工人中、高级技术培训站的批复》，×市劳动人事局主送×市供销合作社，违反行文关系，“批复”宜改为“复函”。
二、公文标题病例分析
（一）标题不全
常见的问题有三种：
一是随意省略发文机关。如《关于上报2008年办公室工作要点的报告》，这份文件是基层部门报送的，没有版头，也没有发文机关，上级只能从落款处判断文件是从哪里发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文有效运转和办理。要注意，传达重大决策事项的下行文和没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关。但有版头的，为避免公文标题累赘，也可不标明发文机关。
二是随意省略事由。如《中共××大学委员会决定》，由于省略事由，受文者从标题中看不出文件的主要内容、事项和基本观点，不利于学习贯彻文件精神。应注意，除一些不是十分重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外，一般情况下不得省略公文事由。
三是随意省略文种，使受文者不得要领，影响了公文的严肃性，如《××局关于召开全市水土保持工作会议的有关事宜》。
（二）事由有误
“事由”是公文标题的核心，标题的好与不好主要看事由写得是否正确、清楚。这方面常见问题如下：
一是介词“关于”应用未用。如《××大学优先提高有突出贡献的科技带头人生活待遇的通知》，标题在发文机关和事由之间缺少了介词“关于”，容易让人产生歧义。所以应补上介词“关于”。
二是动宾搭配不当。如《××局关于进一步搞活集体企业有关政策的试行办法》，这一标题的中心词为“试行办法”，其限定部分为“进一步搞活集体企业有关政策”，但“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，故此题有误，可改为《××局关于进一步搞活集体企业的试行办法》。
三是内容不完整。如《关于出国考察的请示》，标题中因缺少主语而让人费解，到底是谁要出国考察？完整的标题应在“关于”后面加上“××同志”或“××代表团”。再如《××市教育委员会关于认真做好表彰2007年度先进工作者的通知》，此标题缺少宾语，标题动词是“做好”，而后面缺少宾语“工作”，补上才比较完整。
（三）隶属不清
这类问题常出现在转文性通知当中。根据被转文件发文机关的不同，转文性通知可分为三类，即批转、转发、印发。不少文秘工作者经常用错，出现了不该用“印发”的，用了“印发”，该用“印发”的却用“转发”、“批转”。如《××县人民政府关于印发××市人民政府关于加强教育改革的意见的通知》，《××区政府办公室关于批转××市××区长在××会议上讲话的通知》，其中，前面的例子当中的“印发”使用不当，对上级机关、同级机关及不相隶属机关的文件应该使用“转发”。后面的例子中的“批转”使用不当，应该使用“印发”。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则就混淆了上下级的隶属关系。
（四）标题不精
公文标题要主旨鲜明、重点突出、文字简洁，尽量避免使用长句。如《××局关于认真做好汛期水库防汛和淤地坝防汛工作及进行汛前安全大检查的通知》，此标题比较冗长唆，生怕别人看不明白，可修改为《××局关于认真做好汛前安全大检查的通知》。
（五）题不达意
这类问题主要表现在事由不清。如《××局关于××河流改造的请示》，从题意上看，是请示开展改造河流，而此文实际上是请求上级解决“治河经费”的问题。因为事由不够清楚，往往使一些请示事项不能及时得到办理，此标题应改为《××局关于解决××河流治理经费的请示》。再如《××旗人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统，不能准确表达公文的主要内容。
（六）用词重复
许多“报告”和“请示”的标题事由中用了“上报”、“呈报”、“呈送”、“呈请”、“转报”、“申请”、“报请”、“要求”、“审批”、“请批准”、“报请审报”等所谓有特定意义的词语。对此，应区别对待视情而定。遵循的原则是尽量避免事由中的动词同文种在文字和词义上重复，同时应注意词语的正确搭配，避免出现语病。
如《××局关于申请解决淤地坝工程建设前期经费的请示》、《××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院关于坚决制止占用基本农田进行植树等行为的紧急通知的通知的通知的通知》，在请示的例子中出现了两个“请”字，使得标题事由内容出现重复，应去掉“申请”两字，因为“请示”这一文种本身包含了“申请”的意思。在通知的例子中用词重叠比较明显，这里介词“关于”、动词“转发”、助词“的”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。应注意解决用词重叠问题，使转文性通知的标题简洁精练。
（七）主副标题随意并用
主副标题并用，往往不符合公文体式要求。如《认真学习贯彻中央十七号文件进一步开展打击经济领域中违法犯罪活动的斗争——××同志在省直局以上领导干部会上的讲话》，此类公文作为“白头文件”可以，但混同于法定公文，编排发文字号以“红头文件”形式印发则是不规范的。
（八）错用结构助词
公文标题文种前面的结构助词“的”不可随意不用，也不能错用。此病误主要表现：
1.文种前不用“的”的一般形式。如《……工作安排通知》、《关于二○××年工作安排报告》，“通知”和“报告”前均应加“的”。
2.“的”不在文种前而在事由某中心词前。如《关于……的情况报告》，宜改为《关于……情况的报告》；《××关于××同志的考察报告》，存在“××的考察报告”之歧义，而不是“对××考察”，可修改为《××关于考察××同志情况的报告》或《××关于对××同志考察情况的报告》。
（九）滥用标点符号
《国家行政机关公文处理办法》明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但许多机关在印发文件时经常在公文标题中出现标点符号，如《××区政府办公室关于印发〈××区长在××会议上讲话〉的通知》，其中的“〈〉”就不应该使用。
三、正文写作中常见病例分析
（一）句子成分残缺
公文写作中常见的语法错误是句子成分残缺、赘余或词语搭配不当、语序不当等。例如：“进一步健全动员计划预案，广泛进行调查论证，做好迎接军区空军检查。”此句成分残缺，少了宾语，可改为“……做好迎接军区空军检查工作”。“通过集训，使全体政治干部的能力素质有了进一步的提高，取得了较好的效果。”缺少主语，应把“使”去掉。“各级党委要认真开展‘条令法规学习月’和‘条令学习日’活动，使之成为经常化、制度化。”“经常化、制度化”可以做定语、补语，但不能做宾语。可改为“使之经常化、制度化”或“使之成为经常化制度化的活动”。
（二）语言滞涩别扭
文从字顺、行云流水般的语言，读了使人如沐春风；相反，滞涩别扭的语言，使人如夜行山路，苦不堪言。例如：“主要领导干部要做到对平时、战时勤务保障要善于组织指挥。”这段话由于语序不当，读起来滞涩拗口，为达到自然流畅的效果，可改为“主要领导干部要善于组织指挥平时、战时勤务保障”。
（三）种属概念并列、自相矛盾
公文写作中还容易出现的语病是种属概念并列、自相矛盾等逻辑问题。例如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。再如：“通信工具使用管理基本上都得到了规范。”“都”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，让人不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。
（四）词语搭配不当
词语相互搭配，必须符合事理和习惯，否则就不通顺。例如：“进一步整顿部队秩序，堵塞安全隐患和漏洞。”谓语“堵塞”对应两个宾语“漏洞”和“隐患”，而实际上“隐患”是无法“堵塞”的，可改为“堵塞漏洞，杜绝安全隐患”。
我们再来看两个例子。
例一：××高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。
例二：××省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。
病例分析：
例一的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，若文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。
例二的标题有多项错误：1.动宾搭配不当，标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“普通高校教育体制改革”，而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与搭配；2.在没有适配动词与之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；3.“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。
（五）语气不当
公文不同的文种对语气有不同的要求，要考虑文体的特点及其特殊要求使用语言，比如命令、通令要坚决果断，语气坚定，绝不能用商量探讨的口气。上行文用命令、祈使语气，下行文用祈求、请教语气，都属于语气不当的毛病。
例如：“各级财务部门和广大财务人员，要以这些先进单位和个人为榜样，加强经济管理，尽量做好新时期的财会工作。”“尽量”一词的语气不够坚决果断，给人留有余地，可改为“积极”或“尽力”。
（六）文学性过强
大方、庄重、朴实，是公文语言的基本风格。公文忌讳华丽的富有文学色彩的语言。如“党委成员在讨论中，心情格外激动，有的热泪盈眶，泣不成声，一致表示……”一句中，“格外激动”、“热泪盈眶”、“泣不成声”破坏了公文的庄重色彩。
再如“汽车牌照外借问题，暴露了场站管理工作中的漏洞，无情揭露了站领导在执行上级指示上不坚决的严重问题”。“无情”一词的文学色彩太重，不符合公文的语言风格。
四、公文中常用错的词语辨析
（一）容易混淆的词组
1.截止、截至。“截止”是指到一定期限为止或停止，“截至”是指截止到某个时候。二者不能混用。主要区别在于，前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。
2.制订、制定。“制订”是指创制拟定，“制定”是指定出。二者的主要区别在于，前者强调方案、计划等的形成过程，而后者则强调法规等的定型和拍板定案。
3.权利、权力。“权利”是指依法行使的权力和享受的利益，“权力”是指政治上的强制力量或职责范围内的支配力量。二者的主要区别在于，前者强调应享受的利益，后者则单指政治强制力和支配力，不一定包括利益。
4.以至、以致。“以至”是指事物扩展、延伸或事物发展到一定程度产生的效果，“以致”是指事态发展所形成的结果。二者的主要区别在于，“以至”用于事物程度的升级，而后者用于原因导致的后果。
5.急待、亟待。“急待”是指紧急待办，“亟待”是指急需，急迫待办。二者的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，“亟待”还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。
6.决不、绝不。“决不”是指决心不，“绝不”是指绝对不。二者的主要区别在于，前者是就本身而言，强调的是意志上的控制，多用于表决心或表示心愿；而后者是没有任何条件限制的，不管人的主观意志如何，虽然也适用于自身，但多适用于对普通对象做出限制规定。
7.记取、汲取。“记取”是指记住，“汲取”是指吸取。二者的主要区别在于：前者强调强记；后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取；对他人或外部的经验教训、营养等，则用汲取。
8.检察、监察。“检察”是指审查被检举的犯罪事实，“监察”是指监督各级国家工作人员的工作并检举违法失职的机关或工作人员。检察与监察的区别有三：第一，方式不同。一个是审查，一个是监督。第二，对象不同。一个是被检举的犯罪事实，一个是机关或工作人员的日常活动。第三，主体不同。一个是司法机关，一个不是司法机关。
（二）容易用错的词组
布署：应为部署
辩别：应为辨别
不径而走：应为不胫而走
碧波万倾：应为碧波万顷
遍体麟伤：应为遍体鳞伤
不殉私情：应为不徇私情
拨乱返正：应为拨乱反正
并驾齐躯：应为并驾齐驱
变本加利：应为变本加厉
不知所错：应为不知所措
百感交积：应为百感交集
按步就班：应为按部就班
鞭鞑：应为鞭挞
璀灿：应为璀璨
戮穿：应为戳穿
惩前毙后：应为惩前毖后
臭气薰天：应为臭气熏天
对伏：应为对付
颠复：应为颠覆
耽心：应为担心
挡案：应为档案
调拔：应为调拨
赌搏：应为赌博
斗欧：应为斗殴
待价而估：应为待价而沽
断章取意：应为断章取义
法码：应为砝码
防碍：应为妨碍
赋于：应为赋予
（三）容易用错的字
兢、竞：兢是小心谨慎；竞是竞争，竞赛。
折、拆：折是断，曲折；拆是分裂。
积、绩：积是聚；绩是成果。
籍、藉：籍是书籍，籍贯；藉是依凭，简化为“借”，但“狼藉”不能写成“狼借”。
练、炼：练是训练、熟练、老练；炼是冶金。
圆、园：圆是圆满；园是菜园。
泛、汛：泛是浮泛；汛是定期涨水。
植、殖：植为种植，培植；殖为生殖，繁殖。
慎、缜：慎是小心谨慎；缜是缜密。
幅、辐：幅是周边范围；辐是辐射，如光、热向四周辐射。
辨、辩：辨是辨别；辩是辩论。
距、矩：距是距离；矩是规矩。
摩、磨：摩是摩擦、揣摩；磨是磨损、磨砺。
译、绎：译是翻译；绎是抽出，理出头绪。
俱、具：俱是全、都；具是工具，具体，具备。
储、贮：储是储蓄；贮是贮藏。
撒、撤：撒是撒播，撒手；撤是撤除，撤换。
溢、隘：溢是水满而流出；隘是狭隘。
漂、飘：漂是漂泊，漂白；飘是飘摇，飘零。
漫、慢、谩：漫是散漫，弥漫，浪漫；慢是缓慢，傲慢，怠慢；谩是谩骂。
渡、度：渡是渡过（由此岸到彼岸）；度是过度（过分的意思），度日，法度。
喧、暄：喧是喧哗；暄是温暖，寒暄。
姿、恣：姿是姿势，风度；恣是放纵。
档、挡：档是保存，归档；挡是阻拦，排挡。
板、版：板是木板，石板；版是图版，出版物。
燥、躁：燥是干燥；躁是急躁。
胀、涨：胀是膨胀；涨是增长。
稍、梢：稍是略为，稍微；梢是木末，末尾的通称。
秆、杆：秆是禾茎；杆是木杆。
绌、拙：绌是不足，支绌；拙是笨拙。
谗、馋：谗是说人坏话；馋是贪吃。
讦、忏：讦是揭发别人的阴私，攻讦；忏是忏悔。
锭、绽：锭是纱锭，钢锭；绽是破绽。
已、己、巳：已是已经；己是自己，又是天干的第六位；巳是地支第六位。
徒、徙：徒是徒手，徒弟；徙是迁移。
肆、肄：肆是放肆，店铺；肄是肄业。
向、响：向是向导，向往；响是影响，声响。
辣、棘：辣是辛辣、辣手（狠毒）；棘是荆棘，棘手（困难）。
供、贡：供是供给，供奉，又因问而自己承认叫自供；贡是献。
尤、犹：尤是很、甚、最，过失；犹是尚、还，如同。
绪、序：绪是丝端，引申为头绪；序为次序，秩序，又与叙通，如一本书的“序”或“序言”。
概、盖：概是统括的意思，如概要，又有大略的意思，如大概；盖是遮盖。
烦、繁：烦是心头不快；繁是杂而多，引申为繁华。
弭、弥：弭是停止，如弭兵；弥是满，人将死叫作弥留。
佳、嘉：佳是美，如佳节；嘉是善，如嘉言，嘉宾。
会、汇：会是聚合，时机；汇是以种相从，如汇集。
伺、侍：伺是伺察；侍是服侍。
废、费：废是废除，废弃；费是消费、浪费。
奋、愤：奋是奋发，奋斗；愤是愤慨，发愤。
须、需：须是待、要、应该的意思，何须，务须，无须，须要；需是欲望的要求，如必需品，需要。
利、厉：利是顺利，胜利，锋利，利害得失；厉是严厉，再接再厉，厉行节约。
妨、防：妨是妨害；防是防止。
即、既：即是就，即刻，即使如此；既是已经，既然如此。
辞、词：辞是辞令、修辞，辞谢；词是一种文体，词锋，词章。
收、搜：收是收藏，收集；搜是搜索，搜罗。
振、震：振是振奋，振作；震是震颤，震荡，地震。
原、缘：原是原则，原始，原因；缘是缘由，缘故，缘起。
辄、辍：辄是每每；辍是停止。
步、部：步是步伐，进步；部是部署，如按部就班。
代、待：代是代替，交代；待是等待，接待。
皇、黄：皇是张皇，仓皇，堂皇；黄是玄黄。
坚、艰：坚是坚忍，坚贞，坚苦；艰是艰辛，艰深。
滥、谰：滥是浮泛，如陈词滥调；谰是无根据的话，如无耻谰言。
首、手：首屈一指；唾手可得。
赢、盈：赢是获利，输赢；盈是盈余，恶贯满盈。
络、陆：络绎是断续不绝，或往来不绝；陆续是相继不绝。
毋、无：毋是制止，绝不，如毋意，毋必，毋固，毋我，又以己义断之而未敢决其然之意，如将毋，毋乃、毋宁等；无是没有。
五、公文的修改
（一）重视修改环节
修改是对初稿进行审查，予以推敲、调整、核实、删改、增补，直至定稿的一种思维活动和行为过程。
初稿，大致可分为雏形式初稿和定局式初稿。
所谓“雏形式初稿”，就是根据提纲，把自己的构思草创成文，通常称之为“草稿”，它存在着较多较大的“病症”，需要进行修改的“大手术”，有时甚至需要全部推倒重来。其原因不是自己的认识水平与领导意图不符，便是写作水平与自己的愿望有着较大的距离。
所谓“定局式初稿”，就是文章材料的处理、安排和对写作竭力的表述基本定局，无须进行“大手术”，只需对存在的疏漏、表述不周等进行推敲、修正和增补。
文稿修改的重要性，主要表现在以下几个方面：
1.修改是提高公文质量的有效途径
文章是客观事物的反映，而客观事物是复杂曲折的，人们对客观事物的认识不是一次就能完成的，它决定了文章不可能一下子就反映得全面、深刻无误。要反映得准确、恰当，需要有一个反复思索、逐步深化和去粗取精、去伪存真的认识过程。公文写作更不同于写其他文章。其他文章的作用，所写的大多是自己所熟悉的事物；而公文的作者，由于工作的需要，即使是不熟悉的也得写。因此，公文的作者对客观事物的认识更难免存在这样或那样的不足之处，更需要对事物进行再思索、再认识。对文章进行修改即是进一步对事物的认识明确、深刻、全面的过程，也是所写文章的表现形式趋于完善的过程。对修改的重要性和必要性，古今中外许多写作大家都有过论述。
2.修改是提高写作水平的重要途径
要提高写作水平，通常说“多读多写”，其中“写”，其实就包含修改。只有对自己文章不断进行修改，才能发现自己在写作中的长处和不足。对其优点，加以总结，积累经验，予以发扬；对其缺点，找出原因，进行改正。这样，每修改一次，就有一次的提高，不断修改的过程，也就是不断提高写作水平的过程。在习作中，提倡一题多作，反复修改，目的就在于逐步提高写作能力，以求写出比较好的文章。
此外，修改也是公文作者对受文机关、对工作负责的表现。特别是写行政公文，要以党和国家的方针政策为指导，要在实际工作中产生效应，如果有错误或不当之处，都会给受文机关带来执行等方面的困难，而贻误工作，造成损失。因此，对初稿进行认真修改，是写作者事业心和责任感的体现。
（二）公文修改的一般要求
1.要遵守公文修改的逻辑程序
尤其是公文的初稿，一般应按照主题、材料、结构、语言的顺序，由主到次、从大到小地逐一进行修改。公文中主题的变更，往往“牵一发而动全身”，材料、结构、语言等都需进行相应的修改。
如果首先不考虑公文大的方面，而先精雕细刻语言，那么，一旦主题、材料等有所变更的话，语言必然要重新进行调整，甚至有的层次和段落将整个儿被删去，这样势必使部分已经完成的修改变成徒劳，从而影响公文写作的效率。因此，强调公文修改的程序是十分重要的。
2.要立足公文整体进行局部修改
有的人修改公文，往往缺乏系统、整体的观念，津津乐道于公文局部、细处的雕琢，因此有的修改常常成为公文的赘疣。
一个词、一个句，甚至一个段，孤立地看也许很美，如果放错了地方，它就会起相反的作用。公文是个有机的整体，全体协调匀称才算美。只有孤零零的一处美，就会破坏协调，失去整体的美。
我们修改公文时，一定要用宏观、全局的眼光，去进行微观、局部的修改。哪怕某一局部、细处再生动形象、富于文采，只要同公文整体不和谐，也要忍痛割爱。
3.要具有一丝不苟的精神
公文修改从某种意义上说，比起公文起草更为艰巨。有的人公文写完后一搁了事，就是不愿意修改，这样的公文怎么能精益求精、不断提高质量呢？现在流传下来的古文名篇，其字字句句都渗透者古人一丝不苟的精神。现代社会节奏加快了，我们不可能对一篇公文进行长时间的反复修改，但古人写文章那种一丝不苟、刻意修改的认真负责精神，还是值得我们好好学习的。写作是一项艰苦的脑力劳动，修改更需付出心血。我们要思想上重视，态度上认真，不断提高自己的公文写作水平。
（三）修改的要领
1.看观点是否正确
修改公文要注意文稿的基本观点是否符合马列主义毛泽东思想，是否符合辩证唯物主义。如有片面的、绝对化的，不符合马列主义思想原则的观点的内容务必要纠正。文中所提的要求、号召、措施等也必须符合党和国家的方针、政策、法令，否则必须修改。
2.看主题是否明确
一篇公文在制写前就必须有十分明确的目的，要说明和解决什么问题，务必表述清楚。修改时首先要看主题是否集中、明确、前后一致，还要检查公文所表达的思想观点与现行的法律法规方针政策是否一致，看看材料能否为主旨或观点服务，写作意图是否表达清楚，对错误的、模糊的和肤浅的地方要进行修正。现实生活中对公文主题把握不好造成的错误很多，在这里略举一二。比如，由于写作人员对公文主题的把握不准确，使标题偏离了主题。一份简报想反映某市根据农副产品市场供应情况，有计划地提高了一部分农副产品的收购价格，全市农副产品收购价格总水平比上年上升16.1%，从而调动了京郊农民发展农副产品的生产积极性。原标题这样拟写：《1987年某市农副产品收购价格总水平上升16.1%》，很明显这个标题只反映了该文的一部分内容，而该文的主要内容却没能概括进去，这份简报被采用时，将标题改为《某市运用价格杠杆促进农副产品生产》，这就比较准确地概括了全文的意思。
要想检验是否明确主题，首先看文稿是否抓住了重点问题，并针对重点问题做出了明确的回答，全文是否句句段段都围绕这一重点问题展开。这是大问题，如果文稿中这方面有问题，一定要全面认真改稿。其次要注意一篇公文只能有一个中心，不能什么都写，并列一起，什么问题都想一起解决，这样会贻误主要问题的解决。因此，发现这样的问题要删去多余的，坚持只在主要问题上下功夫。最后要注意考虑所选材料是否能说明问题，如果材料与主题不符将会闹笑话，会大大减弱公文的说服力，因此所选材料要典型，否则就必须更换。有了重点问题，有了充分的能说明问题的材料，还要有充分的科学的分析论证，使观点与材料融为一体，使材料、事例紧扣观点，充分论证，观点鲜明有论有据。
3.看格式是否符合规定
《国家行政公文处理办法》对格式、标准有明确的规定，可以参照执行，但人们在具体行文中仍出现这样或那样的错误。
排版规格不当。如公文标题应在红色（黑色）反线下空2行处，函的公文标题在发文字号下空2行处，居中排列，用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。如果字数偏多，则分行排列，分行时不要把各行上下对齐排成等长，可视字数多少居中排成一行或二至三行，不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾，要做到语意完整、排列对称、间距恰当。而人们在实际操作中往往是各行其是，严重影响了公文的严肃性。这里有一个公文标题排列不恰当的例子：
××市城乡建设管理委员会
关于解决京广铁路沿线武汉城区段部分
景墙建设经费的请示
为加快京广铁路沿线×城区段综合整治步伐，美化铁路沿线景观，根据京广铁路沿线×城区段综合整治规划，经市政府研究同意在……兴建……的景墙。
这份请示，要求解决修建沿铁路干线几个城区段景墙建设经费问题。但是这里的标题排列是城区段与部分相连，两者复指，即部分就是城区段，城区段等于部分，这样理解就成了要求解决的是×城区段部分的全部景墙的建设经费问题。正确的排列是：
×市城乡建设管理委员会
关于解决京广铁路沿线武汉城区段
部分景墙建设经费的请示
4.看材料是否可靠
公文写作要求材料真实、典型和充实。公文不是小说，材料与实际情况必须完全吻合。因为公文中的材料是观点赖以生存的关键，材料不实，观点站不住脚，文稿也就全军覆没了。因此要检查公文是否翔实，有没有多余的材料，详略是否得当。同时还要审核材料的真实性和典型性。对不真实，不典型，也就是那些繁杂的无价值的与主题无关的材料要剔除，对缺少的材料要适当增补。
5.看结构是否清晰
好的公文结构完整、严谨，层次分明、首尾圆合、迂曲多变，主题能明确地表达出来，形成一个完美的艺术整体，如果结构松弛，层次混乱，宾主无序，就必须修改。公文写作也要求结构严谨、完整和有条理。因此，要检查公文的内部结构是否合理，是否符合文体要求。不合理的不符合要求的应进行相应的调整。
除此之外还要检查公文层次是否清楚，是否符合大多数人的思维习惯；段与段的联系是否紧密；首尾是否照应；过渡是否自然；有没有重复或与全文中心脱节之处，如有以上结构上问题，必须逐一改正。
6.看语言是否准确、简练、流畅
公文语言首先要准确，模棱两可的公文让人看了不知所谓。因此，在修改时发现有概念含混不清，容易产生歧义的必须修改。比如“免职”不含贬义写成含贬义等。再比如公文中的数量词要准确，如果把树的粗细写成“碗口粗”或“两抱粗”都不行，必须写成几年生的树，按年轮科学计算。
锤炼语言、推敲炼字是中国作家的优良传统。特别是公文的语言讲究精确，其每一个词、每一个句子必须保持意思的唯一性，还要简洁和通俗。因此要反复推敲语言，有没有废话、错字、白字、病句等，语言表达是否准确，是否符合文体要求。对语言的推敲不能满足于没有错误，而要追求妥帖完美。
（四）公文修改常用的几种方法
公文起草完毕，要经过仔细的检查和认真的修改。起草人员要反复阅读文稿，逐字逐句地检查和认真修改。观点表述不够鲜明的要重新措辞，材料叙述繁简失当的要加以删除或补充，结构安排不妥的要进行调整，内容重复和可有可无的文字要舍弃，事件、数字要检查核实，文中的错别字和标点符号使用不当的要更正。具体来说公文可以采用这样的方法：
1.四字法
删：没价值、不典型、与主题无关的材料删掉；补：材料少、内容不充分，要添补材料；调：首尾段层不严密、不合理要调整使布局更合理，主题更突出；换：观点、语言等方面不当、不优的更换成更理想的。
2.热改法
即通常所说的“趁热打铁”，一旦文稿起草完毕马上进行修改。此时，写作者对写作的整体构思依然十分熟悉，对一些具体问题的思考也还记忆犹新，因此这时进行修改，可以及时有效地发现并弥补行文过程中的某些遗漏。
同时，写作者在起草过程中往往会有一些为了不打断行文思路而暂时搁置的问题，例如某个材料是否需要调换，以及某些语言的运用尚待深入推敲，等等，都需要在完稿之后再从全局出发统筹考虑，妥善处理。
3.暂搁法
暂搁法，就是写好初稿后，如果不需要其他人参与审核、修改，就不要马上改，而是暂时放一放，过些时候再修改。因为刚一完稿，作者的思想感情往往还处在兴奋的状态之中，思路还停留在原有的基础上，这时忙于提笔修改，也难于发现问题。而在放一放的过程中，作者对所写的东西，就能做出进一步思考，会有新信息输入脑中，冷静一下大脑，思想会更清醒，思路会更明晰，认识会更深刻，技巧会更熟，语言会更丰富，修改效果会更好。
4.自读自改法
每写一份公文，最好自己朗读或默读几遍，在朗读或默读中，遇有语意不畅的地方，随手改正，这是一种自我移位体验。公文中的毛病，光靠目阅，有时不容易发现，一读，别扭而不畅达的地方，就立即出现。公文是实用文，使用范围广泛，总要使人读起来顺畅、明白，否则，会影响工作效率。
在基本定稿后，还要捧着稿子把文章从头到尾朗读一遍。思索哪些地方拗口，哪些句子不通顺，然后再仔细推敲斟酌做认真的润色修改。
5.比较法
用不同的字、词、句以及新的材料等，同初稿中感觉不妥的部分加以比较，然后进行修改。这是文章修改的基本方法。
凡是初稿中觉得别扭的地方，比如字、词、句、段，甚至包括主题、材料、结构、表达等，不妨想出两三个改的办法，同原稿中存在问题的地方逐一进行比较，然后从中找出一个最佳方案进行修改。这样容易改得精当、稳妥些。
6.求教法
求教法，就是将自己的初稿拿给别人看，并请别人提出修改意见。自己写的文章，思想与表达已定型，往往处在“当局者迷”的状态，难于突破。请别人帮助修改，则“旁观者清”，易于发现新问题。所以不要夜郎自大，要恭敬求教，虚心采纳别人特别是同行的意见。