一、公文主题的概念
公文的主题就是公文作者为了写作目的的需要，通过公文的全部内容所表达的主要观点、基本主张、政治倾向和政策要求。它是公文的“灵魂”和“统帅”。在写作过程中，主题一经确立，即对材料的组织、结构的布局、语言的运用以及表达方式等起到制约和调控作用。因此，正确确立主题，使之合乎要求，是写好公文的关键。
在我国丰富的历史文化典籍中，古人对文章的主题已有了深刻的认识。不过，古人表达这一概念时所用的词语不是“主题”，而是“意”或“旨”。早在南朝宋代，范晔就对“意”和“旨”发表过这样的言论：常谓情志所托，故当以意为主，以文传意。以意为主，则其旨必见；以文传意，则其词不流。
这些文字强调了“意”或“旨”在文章中的重要性。清代的刘熙载则从另外一个角度阐述了主旨与全文的关系：凡作一篇文，其用意俱要可以一言以蔽之。扩之则为千万言，约之则为一言，所谓主脑者是也……主脑既得，则制动以静，制烦以简，一线到底，万变不离其宗，如兵非将不御，射非鹄不志也。
刘熙载的话如果用于文学创作，其合理性颇可疑——《红楼梦》的“主脑”恐怕就很难“一言以蔽之”。不过，此话用于揭示公文中主题的特征，是十分准确的。
结合古人的论述和当今的实践，我们把公文的主题做如下阐释：
所有的公文都必须有主题。
主题是公文表现的思想观点、意见态度，是明确的理性认识。
公文一事一文的特点决定着其主题是集中、单一的。
二、公文主题的特点
公文主题就是公文写作的目的和基本思想，表现在标题、正文开头、结尾，如开篇“为了……”、“针对……”。公文的主题要求受行文规则和公务活动完整性客观性的制约。具备以下特点：
（一）合法性
是指符合党和国家的路线方针、政策和法律、法规以及有关规定，具有合法性。
（二）正确性
符合客观实际，遵循客观规律，切合实际需要，讲求实效。文章的基本观点能经得起实践的检验，不片面。还应该包含不违反党和国家的政策、法规，有利于对实际问题的解决，且不过激，不把话说满或说死。
（三）集中性
所谓集中，首先是指“一事一文”，一份公文只能有一个主题，不能搞多中心。在写作时必须紧紧围绕所提的问题，不能旁生枝节，离题别议。如果一篇公文有两个以上的主题，就可能什么也表达不清，什么目的也达不到。
公文包含文章的范围要小，要“小题大做”，从小事情上挖掘大道理，或是“泛题窄做”，从宽泛的范围中选取一个方面立意。在公文写作中，更需要主题集中，不枝不蔓，把事情说清楚。
三、公文主题的作用
（一）主题是衡量公文价值的主要标尺
写公文，目的是用公文的内容去影响别人、说服别人，公文作用的大小，主要取决于通过全文所表现出来的基本精神和基本观点。因此，衡量公文的价值，关键要看公文内容所表达的主要思想、意见和主张。只是形式好，而内容粗制滥造，甚至存在严重问题，这种公文不仅没有多大价值，还会产生不良影响。主题是公文思想意义的集中表现，所以是衡量公文价值的主要标尺，学写公文就不能不在提高确立主题上多下功夫。
（二）主题是公文的灵魂和统帅
一篇完整的公文，由5个要素组成：主题、材料、结构、表达方式和语言。在这五个要素中，主题占据核心地位，它是5个要素中的灵魂和统帅。
1.主题起着统摄材料的作用
一篇公文写什么与不写什么，是详写还是略写，都要根据主题确定，主题起着统摄材料的作用。
与一个事件、一个问题密切相关的事实材料和观念材料都十分丰富，甚至是不可穷尽的。那么，哪些材料应该选用，哪些应该舍弃？哪些材料详用，哪些材料略用？这一切，都要根据主题的需要来做决定。
2.主题支配公文的谋篇布局
主题支配并制约着公文的谋篇布局，使用什么结构方式，采用什么安排，都要服务于主题的需要。
谋篇布局就是文章结构的安排。一篇文章总要有脉络、框架，要有层次、段落，要有开头、结尾，要有过渡、照应。这一切究竟如何安排，取决于主题的支配作用。表面看起来，主题是内容，结构是形式，但是二者有着极其紧密的联系和内在统一性。主题作为一个思想认识，它如果呈现纵向深入的形态，文章必然要安排成递进式结构，否则无法完成对它的表现；它如果呈现横向拓展的形态，文章必然要安排成横式结构，否则也不可能有效传达主题。
3.主题制约公文的表达方式
公文写作的表达，或者是摆事实，或者是讲道理，或者是做解说。摆事实用叙述，讲道理用议论，做解说用说明。这些表达方式，实质上都是表现主题的手段。摆事实是用实践证明主题，讲道理是用判断、推理的方式来揭示规律，做解说是用科学知识来证明主题的正确性。一个特定的主题，必然要求有相应的表达方式来表现，因此，主题制约着表达方式的选择。
4.主题影响着文章的遣词造句
一篇公文采用什么样的语态，运用哪些词语，如何把话说得准确、严谨、得体都应视主题所需而定。
古人有“言授于意”的说法，意思是语言的运用要由思想内容来决定。一方面，思想要以语言的方式存在，没有词汇，就没有概念，没有语句，就没有判断和推理，另一方面，语言是思想的直接现实，是思想的物质外壳，有什么样的思想，也就必须用与之相应的语言来传达。
（三）主题体现党的方针政策和国家的法律法规
行政公文主要反映党和国家以及一定的社会组织的意志。而这种意志往往是通过一定事实上的法律、法规和方针政策体现出来的。因此，行政公文主题必须符合党和国家的方针、政策及有关规定。即使不是直接制定和发布法律、法规、方针、政策的，而是反映情况、汇报工作、请示报告的，也要有一定的法律、法规、方针、政策作为依据，决不能随心所欲、任意而为，更不能无中生有、生编硬造。
四、公文主题提炼的原则和方法
（一）来自社会实践
社会实践这一概念，带入公文写作之中，主要靠材料来体现。首先，材料来源于社会实践，人在实践中获得的种种事实、数据和局部认识，对于写作来说，就是材料。其次，不管是记忆中的材料还是文字化的材料，都不过是实践的观念化形态或物化形态。因此，我们既可以说主题来源于实践，也可以说主题来源于材料——它是在深入的社会实践或者说是在丰富的材料的基础上，经分析、综合、比较、归纳之后形成的。
这样看来，材料和主题之间的关系，就是一个双向互动的辩证关系。在主题尚未产生、确定之前，材料是第一位的，它代表着存在和现实，而主题是意识，是第二位的。主题一旦确定，也就是说，一旦完成了感性认识向理性认识的飞跃，就要根据自己的需要来选择材料，能有效表现和支持主题的材料就使用，相反则不用。这时，主题又取得了支配材料的统帅地位。
在主题产生的过程中，材料是否全面、丰富（实质上也就是实践是否深入），直接决定着主题是否正确、深刻。所以我们说，主题的提炼，首先要基于深入的实践和丰富的材料。
（二）摒弃表面现象，深入开掘事物本质
人的感官所反映的，永远只能是事物的外部形态。提炼主题，要摒弃表面现象，努力开掘事物内在的本质，这就需要经过大脑的分析、综合、归纳、比较，将丰富的感性材料“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”，进行加工提炼，完成从感性认识到理性认识的飞跃。因此，提炼主题的过程，也就是一个从个别到一般、从具体到抽象、从现象到本质的过程。
（三）站在时代的高度
提炼主题，还必须站在时代的高度，才能精确把握住事物的本质意义。这首先要求把反映对象置于广阔的时代背景之中去考察、去思索、去表现。
提炼主题还要求寻找新的角度，以便有新的思考、新的发现，写出新意。
（四）反复提炼
很早以前，人们对文章主题需要反复提炼，就已经有了自己的认识。元代人就曾说过：“凡作文发意，第一番来者，陈言也，扫去不用；第二番来者，正语也，停止不可用；第三番来者，精意也，方可用之。”（陈绎曾：《文说》）当然，古人所说的三番过程，只是一个大致规律，不可理解得过于拘泥。对于有些作者或题材而言，也许“第一番来者”就是精意，因为作者对这一题材早已有反复的深刻思考，不必在作文时再从头开始。对一些阅世不深、经验欠缺的作者来说，“第三番来者”有可能依然是陈言，还需要继续提炼下去。总之，提炼主题一般需要一个多次反复的过程，不能指望一蹴而就。
五、显示公文主题的主要方法
（一）以标题点明主题
标题点题，就是用标题概括点明公文的主题。如《教育部关于印发高等职业院校人才培养工作评估方案的通知》，就在标题中概括点明了主题。
采用标题点题的方法，应注意概括的主题或事项的准确性和严密性。
（二）开门见山点明主题
开门见山点明主题，具体表现为：
1.开篇使用主旨句
在公文中，明白、准确地表达主题的句子，叫主旨句，也称中心句。在公文中，主旨句以介词结构“为了……”为标志。在公文正文开头，用主旨句点明文章主题，就是一种开门见山的方法。如通知、通报、通告、报告、意见等文种经常使用这种方法。
2.开篇不使用主旨句
在有的公文中，开篇并不出现主旨句，而是直接阐述意义、主张或基本观点。如《××市农业局关于发展我市观光旅游农业的意见》开头：“随着我市农业产业结构调整步伐的加快和人民生活水平的不断提高，发展观光旅游农业已成为农村经济新的增长点。”
（三）用小标题显示主题
小标题显示主题的方法，是将文章主题分解成几个部分，每个部分用一个小标题来显示。使用这种方法时，应注意各个小标题的排列顺序，必须体现合理的逻辑关系。
（四）呼应显题
在公文正文的开头和结尾前后呼应，突出主题。这种写法，多用于开头提出与主题相关联的问题，篇末点明主题与之呼应。
（五）篇末点题
篇末点题，古人称为卒章显志，即在公文正文的结尾点明文章主题。
六、公文材料的概念
材料有广义和狭义之分。广义的材料指作者从日常活动中收集到的与写作公文相关的全部事实和思想观点，例如，各种人物、事件、数据、理论、指示、意见、建议、经验、问题，等等。这些就是人们通常所说的原始材料。狭义的材料指经过作者精心挑选运用到公文当中成为公文内容有机组成部分的客观事实和思想观点。材料与“素材”、“题材”、“资料”的比较从文体区分的角度而言，材料相对不同类别的文章称谓并不完全一样。在叙事类和抒情类文章中，例如小说、戏剧、诗歌、影视作品等，从社会生活当中搜集到的材料一般称为素材，而那些被写进文章的材料统称为题材。在议论类文章之中，例如评论、学术论文等，从社会生活当中搜集到并且运用到文章当中的材料称为资料。在应用类文章之中，包括公文、调查报告在内，从社会生活当中搜集到并且运用到文章当中的客观事实和思想观点，称为材料。
七、公文材料的类型
（一）按材料的来源分，可分为直接材料和间接材料。
直接材料主要是通过作者亲身经历、观察、实验和社会调查获取的。间接材料主要是通过参加有关会议，听取上级领导的介绍、下级干部和群众的汇报、别人转述的情况，查阅现存的文件、文献、报刊、杂志等文字资料等渠道获取。运用直接材料有利于揭示事实的本质、特点和规律，使公文更具有说服力。运用间接材料有利于与直接材料互相参照，互相补充，使公文主旨的意义涵盖更加全面。
（二）按材料的形态分，可分为事实材料和理论材料。
事实材料包括有关日常活动中的人物、事物、时间、地点、原因和结果。理论材料包括党和国家的路线、方针、政策、法律、法规、法令、概念、原理、学说、指示、观点、意图、意见，等等。作者在写作时运用事实材料有利于做到言之有据，运用理论材料有利于做到言之有理。
（三）按材料的性质分，可分为正面材料和反面材料。
能够说明并且肯定有关活动性质和成就的材料称为正面材料，不能够说明并且否定有关活动性质和成就的材料则称为反面材料。只有掌握了正面材料和反面材料，才更有利于把有关活动的方方面面考虑得更加周密、透彻。
（四）按材料的时间分，可分为历史材料和现实材料。
历史材料即有关日常活动产生、发展的以往情况和体现。现实材料即有关日常活动目前的具体情况和表现。对历史材料与现实材料的掌握和运用，有利于说明有关日常活动的意义和价值，帮助读者全面认识其发展规律，进而认识公文的精神实质。
（五）按材料的程度分，可分为点上材料和面上材料。
点上材料是从深度着眼，指能够说明有关日常活动具体情况的材料，是比较典型的材料。面上材料是从广度着眼，指能够说明有关日常活动全貌的材料，是比较概括的材料。既有“点”又有“面”，材料才具有普遍意义和推广价值。
八、公文材料的搜集
公文撰稿人要获得大量充实而丰富的写作材料，需要广泛搜集。收集材料可以在广泛阅读中、调查研究中以及观察现实中进行。
（一）在广泛阅读中收集
公文撰稿人可以从日常阅读的大量文件、简报、报刊、资料中筛选、分析、归纳出诸多有价值的信息。逐步收集积累，就能从这些材料中发现重要的动态，学到有用的知识，并为撰写公文提供参考资料。
公文撰稿人要博览群书，养成阅读时收集材料的好习惯。一方面，可根据本单位的业务范围和常用文种所需材料的范围、方向和性质，在平时的阅读中有意识地筛选和积累。另一方面，在接到写作任务后，根据行文目的和写作内容的需要，有目的、有重点地集中时间进行阅读，收集材料。
通常，凡与本系统、本部门、本行业有关的文字资料是阅读时重点收集的对象，如上级下发的正式文件、会议文件、法令规章、各种信息资料以及领导同志的讲话，下属单位、部门的工作报告、总结、信息材料、统计资料以及各种群众来信、采访中所反映的现实情况、问题，所提出的意见、建议，本部门制发的各种规章制度、计划总结及其他材料，不相隶属机关的来函来文，报纸杂志上的重要社论以及与本部门职能密切相关的文章、资料等。公文撰稿人可以有意识地在日常阅读中不断搜集、储备相关材料，积少成多。如只针对一次具体写作活动，则不必全部阅读，而应视写作任务的需要选择阅读范围。
（二）在调查研究中收集
调查就是通过到现场实地勘察、找知情人询问、通过问卷获得数据等方法，对某一情况进行了解和认识。我们必须在充分调查研究的基础上，关注管理活动中各种真实、生动、典型、新颖的材料。
在公文材料收集活动中，公文撰稿人不能只满足于阅读各种公文材料，或听别人的汇报，而应根据写作任务的要求，适当选择一种或多种调查方法，深入业务活动或基层管理实践中，全面深入地了解并掌握实际情况，努力把事情的来龙去脉了解得清清楚楚。只有这样，才能根据“具体情况具体分析”的原则，运用科学的研究方法，得出正确的判断和认识，从而写出切合实际、指导实践的具有创新性的公文来。
通常，公文撰稿人接受写作任务后，如果平时收集的材料还不能满足写作需要，这时，可采取电话、电子邮件等方式调查，也可带着具体写作任务和明确的写作目的进行实地调查研究，搜集所需的第一手材料。开展调查前，要根据写作需要来确定调查对象、范围、有关背景，拟定调查提纲，选择恰当的调查方法和程序。这样既可节约时间，避免盲目性，又可使搜寻的材料与写作任务、写作目的有机联系起来，增强材料的针对性和可用性，提高材料的搜集效率。
（三）在观察现实中收集
观察现实不仅是对事物外部形态的感知，更重要的是透过现象把握本质，通过现状认识发展规律。公文撰稿人要注意培养自己观察事物的能力，并力求做到“四勤”：一是眼勤，留心观察周围的人和事，注意发现新情况、新问题、新经验；二是耳勤，广泛听取各方面的意见和反映；三是手勤，将耳闻目睹的各种有价值的情况及时地记录下来；四是脑勤，善于开动脑筋，认真思考，对得到的材料进行分析、归纳，透过事物的现象看到事物的本质，思考解决问题的措施和办法。只要养成“四勤”的良好习惯，坚持不懈，就能逐渐积累有价值的写作材料，建立起一个充实的、动态的材料资源库，使日常的公文写作变得更加轻松自如。
通常，收集材料要求做到以下两点。
1.尊重材料的客观性
不能够主观随意地、先入为主地判断事物。也就是说，不能根据筛选者本人的意愿、口味感受来决定材料的取舍，不能以偏概全。任何事物的发展总有其自身的规定性，这种规定性是不以人们的主观意识为转移的。收集材料时如果不能维护其客观性，就不能保证材料的原始性、真实性、准确性。如此一来，势必会直接影响材料作用的发挥。
2.注重材料的多样性
系统全面地、多角度地调查、收集材料，如广泛收集、积累古今、中外、正反、点面、前后、纵横等各个方面的材料，能使我们从广度和深度上反映事物各个方面的情况，为比较、了解、研究事物的全貌提供全方位的参考。通常，材料积累得充分，公文撰稿人在选择材料时就会左右逢源，游刃有余，写作时就能信手拈来，得心应手，写出的公文自然也就会更充实、更具有说服力。
总之，公文撰稿人在日常工作实践中应当做一个有心人，善于借助多种渠道去了解情况、收集信息、储备材料；应当持之以恒，养成良好的收集材料的习惯。只有这样，才有可能获得大量有价值的材料，及时高效地完成公文写作。
九、公文材料的鉴别
很多相关书籍在讲了材料的搜集以后，紧接着就讲材料的选择。其实在搜集材料和选择材料之间，存在着一个空白地带，这就是人们对材料进行鉴别、筛选的过程。这个过程实际上是一个非常重要的过程。
在搜集材料时材料比较庞杂，其中既有真实的，也有虚假的；既有现象的，也有本质的；既有支流的，也有主流的。泥沙俱下，鱼龙混杂，即使是写作其他样式的文章，这些材料也不应当都选进文章，何况是写作公文？公文是方针政策的载体，它来自实际，又回到实践中回答和解决问题，对实际工作发挥指导作用。在材料工作中稍有不慎，有失分寸，都会把主旨的提炼和形成引向斜路，或者造成脱离实际，或者造成违背实际，或者造成贯彻执行的偏差，或者造成工作的失误。对此，我们是有过沉痛教训的。所以对材料一定要严格鉴别，严格把关。只有经过严格鉴别，才能为选好材料奠定可靠的基础。
鉴别就是对材料深入分析、加深认识的过程。一般地说，搜集材料时，注重的是材料的量，而且往往是感觉到的东西，多停留在表面，带有偶然性，不一定可靠，只有理解了的东西，才能把握它的意义，认识它的实质，也才能更深刻地感觉它。鉴别的过程就是理解的过程、认识的过程、对其意义把握的过程，只有这样才能为精选、优选材料提供具有理性认识的材料。
鉴别就是对材料真伪的辨别，对材料性质的判断，对材料价值的估价。公文写作中所使用的材料必须是真实的、准确的、典型的、新颖的、能充分表达主旨的，这样主旨才能得到充分的、深刻的、透彻的表达。
值得一提的是，不同的人，其鉴别能力也是有很大差异的。要增强自己的鉴别能力，就要有意识地多对材料进行比较、分析和筛选，从而不断提高自己的认识水平，增强自己的判断能力。
十、公文材料的选择
材料的选择，通俗地讲，就是根据一定的标准和需要对材料进行取舍。材料的选择，应遵循以下原则。
（一）选择能表现主题的材料
选择能表现主题的材料，就是根据表现主题的需要来决定材料的取舍。能够突出主题，表现主题的材料，就“取”；不能表现主题，与主题无关的材料，不管多生动，也必须“舍”。
（二）选择真实的材料
材料的“真实”有两种含义。一种含义是指在现实生活中真正发生过或者正在发生的事实，这种真实叫做生活真实或者现象真实。另一种含义主要用于文学创作，这种真实并不要求在生活中真正发生过，而要求必须揭示事物的本质，反映事物发展的基本规律，人们称其为本质真实。
公文的真实是上述两种真实的统一。也就是说，公文的材料，从生活真实角度看，都是真正发生过或者正在发生的事实，从本质真实角度看，都是能够显示事物本质和规律的。只有两种真实都达到了，公文的真实性才算得到了真正的实现。
（三）要选择有典型性的材料
典型材料是个性和共性的统一、具体性和普遍性的统一，因而具有引人入胜的魅力和广泛的指导意义，并由此产生强大的说服力。
典型材料对主题的表现，能够起到“一以当十”的作用。如果所用的材料不典型，堆砌了很多，主题仍然没有得到透彻的表现，文章已经很臃肿。
（四）要选择新颖的材料
公文虽然在形式上、意象上、语言上不能像文学作品那样讲究创造性，但它所表达的思想、所运用的材料，不能总是老生常谈，不能给人抄袭别人、重复自己的印象。
对于事实性材料而言，要选用新近发生或新近发现的。社会发展日新月异，每天都有新的情况发生，每天都有新的事迹出现，公文作者只要密切关注现实生活，勤观察、多思考，就能及时得到大量的新鲜的事实性材料，在选择材料时，自然游刃有余。
对于观念性材料而言，要选用那些跟现实的最新趋势密切相关的，或者跟新的社会现实相结合能产生新鲜意义的。