一、公文的含义
“公文”最基本的含义是“办理公务的文书”。党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时，都以公文为基本的工具。党组织所制定的方针、路线，要靠公文传达、贯彻；各级政府的政策、法令，要靠公文宣传、实施；社会团体和企事业单位开展工作的种种方法、措施，也要靠公文进行布置、安排。
“公文”是“办理公务的文书”，公文具有两个基本性质，即直接效用性和体式的规范性。
公文，用以宣传党和国家的路线、方针和政策，但跟纯粹的宣传教育性文章不同，它还要指向实事，办理实务，协助开展有效的工作。
在长期的应用实践中，公文形成了规范化的体式。依照这些文体规范进行写作和阅读，方便快捷而又简练明白。
据此我们可以说，公文是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的具有直接效用和规范体式的文书。
“公文”这一语词有狭义和广义之分。
广义的公文，外延十分广阔，除通用文书外，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。目前，还无法统计广义的公文的文体。这是由于公文文体繁多，而且随着社会发展的脚步，还会不断地有新的文体产生。
狭义的公文，是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。这两大类公文的文种多数相同或近似，但也有一些区别。这些公文文种都是在机关工作中使用频率较高的。
二、公文的特点
公文和其他实用文体比较，具有5个明显的特点：
（一）公文的内容具有鲜明的政治性和高度的思想性
公文是国家各级政权机关的指挥意图、行动意图的系统记录，直接反映国家政权的政治意向和根本利益。因此，在阶级社会里，公文的政治性质就取决于国家的政治性质。我国是人民民主专政的社会主义国家，我国公用文书的鲜明的政治性和高度的思想性，集中体现在为广大人民群众的根本利益服务上，体现在为巩固和发展社会主义事业服务上，体现在为实现四个现代化服务上。
（二）公文具有法定的作者
公文体现着国家的管理职能，因此必须由法定的作者在法定范围内行使职权时制定和颁发。所谓法定作者，是指依法成立并能以自己的名义行使权利和担负义务的组织。各级党政机关、社会团体、企事业单位都是合法存在的法定作者。
（三）公文具有法定的权威性和行政约束力
公文是法定作者在法定范围内行使职权时制定和发布的，代表着制发机关的法定权威。因此，公文特别是下行公文，就具有法定的权威性，有着行政领导和行政指挥的作用。公文的这一特点，是任何其他文字材料都不具备的。我们尊重公文的权威性，承认它的行政约束力，是保证党和国家的路线、方针、政策得以顺利贯彻执行的重要前提。
（四）公文写作具有特定的格式
公文是国家发挥管理职能的书面工具，国家规定了统一的公文格式及严格的行文规范，写作中不能随心所欲，另搞一套。
（五）公文具有广泛使用性
与其他实用文体相比，公文没有专业特性，因此不分行业和地区，所有机关、团体、单位都能使用，也都要使用，是目前使用范围最广的一类文体。
三、公文的作用
（一）领导和指导作用
公文的内容反映机关或部门工作的意图，所以具有领导和指导工作的作用，在传达贯彻党和国家的方针政策、发布行政法规和规章方面，通过公文来上传下达，各级机关可以认真领会上级机关的精神意图并按照这一精神意图进行工作，开展活动。公文本身也体现了上级对下级的领导和指导作用。
（二）依据和凭证作用
公文反映了制发机关的意志、愿望和要求，收文机关要贯彻落实这一意图，就必须以公文作为依据，根据公文的内容要求开展工作、处理问题。上级机关所发的公文对下级机关来说，都是工作依据。上级机关就是根据这些上行的公文来了解下情，作为制定正确决策的参考依据，或作为针对性答复问题、指导具体工作的凭证；下级机关所发的公文，如请示、报告等，对上级机关来说，同样也有依据作用。
（三）联系和关照作用
各级党政机关，是国家机器的组成部分。一方面，各系统机关有各自相应的权限范围，另一方面，国家机器的正常运转，又需要各系统之间互相配合、互相促进。这种互相之间的联系形式，包括上下级之间的纵向联系、各同级机关之间的横向联系。这种联系的纽带之一，就是公文。与联系作用紧密相关的是知照作用，即公文是为了把有关事项通知、关照对方，使之了解情况。例如，某些通报、调查报告，不仅发给具体进行工作的机关单位，还发给相关联的机关单位，作为各机关单位今后工作的参照依据。公文的这一作用，使机关之间得以保持联系、互通信息，从而有秩序地开展工作。
（四）宣传和教育作用
公文既是推动工作的工具，也是向广大干部群众进行宣传教育，使大家提高认识、统一思想的武器。公文虽然与报纸、图书上的宣传教育材料不同，但也具有一定的宣传教育作用。特别是一些纲领性文件、重大政策性文件和党政领导同志的批示、指示，其宣传教育作用十分明显。例如1982年10月20日中共中央、国务院颁发的《关于制止乱砍滥伐森林的紧急指示》，这份公文以具体事例和统计数字说明了乱砍滥伐森林的危害性，表示了党和国家坚决制止这一严重破坏国家资源活动的决心。公文传达到乡村一级，做到了家喻户晓，对广大干部群众起到了宣传教育的作用，对某些乱砍滥伐森林的单位、个人起到震慑作用。
（五）规范和制约作用
公文作为管理国家行政事务的重要工具，其权威性和法定性赋予了它规范和制约社会行为和单位职工活动的作用。正所谓“国有国法，家有家规”，政府工作人员的一言一行、一举一动，直接影响政府机关功能的有效发挥，甚至影响国家的声誉和社会的秩序。公文中有许多法规、政令、条例、告示、公告等，不仅规范和制约机关单位干部职工的行为活动，甚至直接规范和制约人们日常生活中的行为活动。例如一些在列车、影剧院等公共场所的公告和规定等，具有制约人们某一方面活动的作用，同时它们也是保证社会秩序稳定的重要武器之一。
一份公文的作用，往往不是单一的，而是同时有好几种。交叉发挥公文功能和效用，认真做好公文处理工作，使公文在社会主义现代化建设中发挥重要的作用，是各级机关工作人员的重要工作之一。
四、公文的主要类别
（一）根据形成和作用的具体公务活动领域划分
根据形成和作用的具体公务活动领域的不同，公文可分为通用公文与专用公文两类。
通用公文指党、政、军机关和人民团体、企业、事业单位和其他社会组织在公务活动中普遍形成和使用的公文。
专用公文指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的文件。
（二）根据公文传递方向划分
1.上行文
上行文是指下级机关向它所属的上级领导机关发送的文件，如请示、报告等。上行文一般要求逐级行文，国务院文件规定，“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告”，即下级行政机关只向直接主管的上级领导行政机关行文，特殊情况下才可越级行文。
2.平行文
平行文是指同级机关或不相类属的机关（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的来往文件，如议案、通知、公函等。平行的行政机关、社会团体、企事业单位之间，不管属于什么地区和系统，只要有公务需要联系，都可以根据实际情况，以公文的形式商洽工作，询问和答复问题、审批事项，也可以使用通知。
3.下行文
下行文是上级机关向下级机关发出的公文。下行文包括命令（令）、决定、公告、指示、通知、通报、批复7个文种。下行文可以逐级行文，也可以多级行文，还可以通过登报、张贴、广播电视等形式，直接向人民群众行文。
（三）根据内容性质划分
1.规范性公文
规范性公文是指以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章等。规范性公文以行文的针对性、使用的普遍性为显著特点，内容以说明为主，多用肯定语气，简明扼要。
2.指导性公文
指导性公文是指由领导指导机关制发的用于颁布法规、规章、指导、布置工作、阐明领导指导原则的公文，如意见、批复、通知等。指导性公文直接体现上级行政机关的意见，反映上级行政机关的意图，内容明确具体，语言精练确切，有一定的强制性。
3.公布性公文
公布性公文是指内容可直接向国内或国内外公开发布的公文，如通告、公告等。公布性公文一般没有具体的受文对象，主要以登报、广播、网站等形式发布，范围广泛，语言庄重，用语严谨，简明易懂。
4.商洽性公文
商洽性公文是指无传递方向限制而内容多为平等协商讨论一般事项的函件等。主要用于不相隶属行政机关或单位之间。商洽性公文灵活简便，使用频率极高。
5.计划性公文
计划性公文是指行政机关对一定时期内的工作事先进行筹划安排所形成的行政公文，如规划、计划、方案、要点等。计划性公文在内容上一般重点突出、目标明确、任务具体、要求可行、措施相当，具有预设性、针对性、指导性等特点。
6.会议性公文
会议性公文主要用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布。
7.证明性公文
证明性公文是指有关单位向有关方面提供某件事情或某个人身份、经历、职务、职称、工作等真实状况，可作为专门凭据的公文，如介绍信、证明信等。
（四）根据公文涉及秘密的程度划分
1.对外公开文件
内容不涉及国家秘密，可以直接对国内外公开发布。
2.限国内公开文件
内容不涉及国家秘密，但不宜或不必向国外公布。
3.内部使用文件
内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只限在本系统或本机关内部使用。
4.秘密文件
内容含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全、利益遭受损害。
5.机密文件
内容含有重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害。
6.绝密文件
内容含最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。
（五）根据对公文处理时间方面的限制和要求划分
1.平件
平件是指没有特殊时间要求，按常规处理的文件。
2.急件
急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件。
3.特急件
特急件是指内容非常重要并特别紧急，需立即优先、迅速传递处理的文件。
五、常见公文文种的适用范围
（一）规范性公文
1.条例
用于对某一方面的行政工作做比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。
2.规定
用于对某一方面的行政工作做部分的规定。
3.办法
用于对某一项行政工作做比较具体的规定。
4.决定
用于对重要事项或者重大行动做出安排。
（二）领导指导性公文
1.命令（令）
用于依照有关法律规定发布行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施、奖惩有关人员、撤销下级机关不适当的决定。
2.指示
用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则。
3.批复
用于答复下级机关的请示事项。
4.通知
用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。
5.通报
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
（三）公布性公文
1.公告
用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
2.通告
用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）陈述呈请性公文
1.议案
用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。
2.请示
用于向上级机关请求指示、批准。
3.报告
用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
4.调查报告
用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。
（五）商洽性公文
函，用于不相隶属机关间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
（六）会议性公文
会议性公文主要是指会议纪要，用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布。