第六节 批复、函、意见

你已就金牛公园即将新增娱乐项目“太空飞行器”的收费标准问题,向园林局提出请示,园林局该如何处理呢?函和意见又应该用在哪些地方?带着这些疑问和思考,我们来学习本节内容,解开你的疑惑。

一、批复的概念与分类

(一)批复的概念

批复是上级机关用来答复下级机关请示事项时使用的下行公文。它是根据下级机关的请示而发的,一般只发给来文请示的机关。

国务院《国家行政机关公文处理办法》明确规定,批复“适用于答复下级机关的请示事项。”因此批复是与请示相对应的一种答复性公文,其作用仅在于此,具有单一性。

(二)批复的分类

根据内容、性质的不同,批复可分为两类:一类是审批性批复;另一类是指示性批复。

审批性批复主要是针对下级机关请示的公务事宜,经审核后所作的指示性答复,比如关于机构设置、人事安排、项目设立、资金划拨等事项的审批。指示性批复主要是针对方针、政策性问题进行答复。这一类批复,不只是对请示机关提出请示事项的答复,而且批复的指示性内容,在其管辖范围内,具有普遍的指导和规范作用。另外,授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章的批复,也属于指示性批复。

二、批复的格式与写作要求

(一)批复的格式

批复由首部、正文和尾部三部分组成。

1.首部:首部包括标题和主送机关两个项目内容。

(1)标题。批复的标题有多种构成形式:第一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成;第二种是由发文机关名称、事由和文种构成;第三种是由事由和文种构成;第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。

(2)主送机关。批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。授权性的批复,主送机关应当是被授权发布施行行政法规和规章的下级机关。

2.正文。正文是批复的主体,其内容比较具体单一,层次构成相对固定。其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外,其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。

(1)开头。通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号,以交代批复的根据。

(2)主体。主要说明批复事项。应当根据国家的方针、政策、法令、法规和实际情况,针对“请示”的内容给予明确肯定(或否定)的答复或具体的指示,一般不加以评论。也有的批复,在批复事项后面概括提出希望和要求,进一步强调批复的主旨。

(3)结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。

3.尾部。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上批复机关单位名称,并加盖公章;成文时间写明年、月、日。

(二)批复的写作要求

1.注意行文的针对性。下级机关请示什么事项,上级机关就批复什么事项。

2.批复的观点要明确。无论审批性批复还是指示性批复,上级机关的态度要明朗,不能过分坚持原则,更不能模棱两可,以免使下级机关无所遵循。

3.批复要及时。批复是因下级机关的请示而行文,凡下级机关向上级机关行文请示的,说明事关重要,时间紧迫,急需得到上级机关的指示和帮助,所以上级机关应当及时批复,否则就会贻误工作,甚至会造成重大损失。

4.批复的行文要言简意赅。要做到言止意尽,庄重周严,以充分体现批复的权威性。

三、函的概念与分类

(一)函的概念

函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函作为公文中唯一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。

函的沟通性强,对于不相隶属的机关,函起着沟通作用,相互间用函进行商洽工作、询问和答复问题。

格式、写法较灵活。函是平行公文,除了国家高级机关的重要函必须按照公文的格式要求和写法外,其他一般函都比较灵活自便。

(二)函的分类

1.按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理,而且便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

2.按发文目的分,函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函,复函则是为回复对方所发出的函。

另外,从内容和用途上,还可以分为商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、催办函、报送材料函等。

四、函的格式与写作要求

函的格式、写法较灵活。函是平行公文,除了国家高级机关的重要函必须按照公文的格式要求和写法外,其他一般函都比较灵活自便。

(一)函的格式

函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。

1.标题。函的标题通常有两种结构形式:一是由“事由+文种”构成;二是由“发文机关+事由+文种”构成。

2.正文。函的正文主要由缘由和事项两部分构成,有的附加结尾。

(1)缘由:写明发函的原因、依据。缘由的写法,除问答函(指复函)有一定模式可循,商洽函、请批函均无定式,不同内容有不同写法。复函的缘由常见写法是“××日来函收悉”,或“(关于……的函)收悉。”商洽函、请批函的缘由写明商洽、请批某事的原因理由即可。

(2)事项:写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种:第一种写法是一段到底,把事项和缘由融合起来;第二种写法,事项与缘由分开,事项部分依据内容分条来写。

(3)结尾:有的意完即止,无特殊的结尾标志;有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”,向对方提出希望或请求;若是复函,则写上“特此函复”。

3.落款,即注明发函单位,并加盖单位公章。

4.发函日期。位于印章下方,全称写明年、月、日。

(二)函的写作要求

1.一事一函,突出中心。不能将几件事写在一起,既没有重点,又会影响对方的处理速度。

2.语言规范、明了,语气合乎内容要求。要开门见山,直述缘由,重在叙事,不作讨论,此外,要掌握好遣词造句的分寸,避免给对方造成不必要的误解。

五、意见的概念与分类

(一)意见的概念

意见是党政机关的规定文种,意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的公文。

“意见”原属党的机关公文,中共中央办公厅于1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》),首次将“意见”列入了中国共产党机关公文文种。后来,于2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),将“意见”正式列入了国家行政机关的公文文种,“意见”从而成为行政机关使用频率较高的法定公文。

意见的实质是提出切合实际的可行性建议,发挥参谋和指导作用。其见解中的态度是诚恳的,即使是下行文中的“意见”,也没有决定或者通知等文种的强制性那样强烈。作为上行文或平行文的“意见”,必须以“知无不言,言无不尽”的态度,对上级或平行机关提交本机关的建设性见识,充分发挥好参谋作用。

(二)意见的分类

按照性质和用途的不同,意见可分为三类:

1.指导性意见。指导性意见是党政领导机关用于布置工作的下行文,阐明工作的原则、方法、措施和步骤,提出要求,对下级有一定的规范作用和行政约束力。

2.建议性意见。建议性意见是向上级提出工作建议、设想的上行文,它又可分为呈报性建议意见和呈转性建议意见。

呈报性建议意见是向上级机关提出某方面工作的建议,向上级献计献策,以供上级决策参考。

呈转性建议意见是有关单位就开展和推动某方面的工作提出初步的设想和打算,呈送领导审定后,批转更大范围的有关方面执行。

3.评估性意见。评估性意见是业务职能部门或专业人员就某项专门工作、业务工作,经过调查、研究后,送交有关方面的鉴定、评估结果,它有时候作上行文,有时候作下行文,但主要还是作不相隶属机关之间的平行文。此类意见又可分为鉴定性意见和批评性意见。鉴定性意见是对某项工作的成果、某项决策的可行性进行调查、论证、评估、鉴定后而写出的意见。批评性意见则是对某项工作做出评价、评议,指出不足和错误,同时提出改进方案的意见。

六、意见的格式与写作要求

(一)意见的格式

意见的写作内容一般包括标题、主送机关、正文和落款等。

1.标题。一般由发文机关、事由和文种构成,也有的省略发文机关,一般采用“关于……的意见”、“对……的几点意见”的形式,如《国务院办公厅关于当前金融促进经济发展的若干意见》。

2.主送机关。除一些评估性意见和涉及面较广的意见外,绝大多数意见都要写明主送机关。

3.正文。

(1)评估性意见的正文。一般在“现对……,提出如下鉴定意见”之后,写出富有针对性的具体结论后即可结束。

(2)其他类型意见的正文。写作要有针对性、可行性。内容一般分引语和意见、措施。

引语部分一般先概括、分析当前面临的状况、问题和必须采取措施的原因,然后以“为了……,现提出如下意见”的句式引出以多条文形式分述的目标、任务、实施要求、措施办法,或者建议事项、意见等,即为概括、分析现状、问题,提出意见、采取措施的原因,文种承启语,目标、任务、要求、建议(条文式),结语。

呈报性建议意见可用“以上意见供领导决策参考”、“以上意见供参考”作结语;呈转性建议意见均用“以上意见如无不妥,请批转××执行”之类语句作结语;指导性意见常用“以上意见,请结合实际情况贯彻执行”等语作结语 。

4.落款

写明发文机关和成文时间,位于正文右下方。

(二)意见的写作要求

1.意见的写作要求目的明确、理由充分,并且内容翔实、行文及时,提出意见要切实可行,找准时机,及时提出。

2.在语言上要求措辞得体,上行意见要谦虚尊敬,平行意见要态度平和,下行意见要严肃。

七、范文解析

范文

批复

关于崂山巨峰游览区门票价格的批复

青价字[2003]1号

崂山风景区管理委员会:

你委《关于核定崂山巨峰游览区和索道票价的请示》(青崂景管发[2002]28号)收悉,在充分听取崂山巨峰游览区门票价格专家论证会各位专家和代表意见的基础上,报经市政府同意,现将崂山巨峰游览区门票价格及有关事宜具体规定如下:

一、崂山巨峰游览区门票:旺季(4月15日至10月15日)80元/人,淡季50元/人。

二、巨峰索道上下行票价:80元/人(单程40元/人)。

三、游客一日内游览崂山巨峰和太清(仰口)风景区,第二个景区的门票价格减半收取。

四、由于环山路条件所限,游客需在大河东停车场换乘专用游览车上山。专用游览车的票价,通过向社会公开招标的形式确定,并在门票价外收取。

五、对旅行社团体票价的优惠办法,由你委与旅行社协商确定。

六、对学生、老年人等优惠办法,按有关规定执行。

上述规定自2003年4月1日起执行。

青岛市物价局

二○○三年一月十六日

解析

这篇批复是青岛市物价局对崂山风景区管理委员会关于“巨峰游览区门票价格问题”的请示而做出的,针对性强,应属审批性批复。

范文

意见

吉林省人民政府关于加快人参产业发展的意见

吉政发〔2006〕19号

各市(州)、县(市、区)人民政府,省政府各厅委、各直属机构:

我省是全国乃至世界的人参主要产区,产量分别占全国和世界的85%和70%,人参出口占世界总量的80%以上。但近些年来我省人参产业面临市场竞争激烈、产品深度开发不够、效益提升速度缓慢等多方面问题,处于发展的关键时期。为进一步推进我省人参资源整合开发工作,加快振兴我省人参产业,根据省政府2006年第3次常务会议精神,结合我省参业的实际情况,提出以下意见:

一、指导思想

牢固树立科学发展观,紧紧围绕加快社会主义新农村建设这个中心,以市场为导向,以品牌为灵魂,以质量为生命,以企业为主体,以人才为根本,以创新为动力,整合全省涉及人参产业的行政管理资源、生产加工资源、人才创新资源和市场开发资源,全面振兴吉林人参产业,促进农民收入水平提高,促进各主产区地方经济乃至全省经济发展。

二、发展目标

到“十一五”末期,我省人参产业要实现生产基地标准化,使80%的人参达到无公害标准,50%的人参生产通过GAP认证,进一步提高吉林人参质量;实现加工企业现代化,产值超亿元的龙头企业达到10户以上,推出20个至25个具有自主知识产权的高技术产品,进一步增强龙头企业的带动功能;实现产品品牌化,举全省之力宣传中国吉林“长白山人参”品牌,使该品牌产品的质量和价格与人参生产大国的地位相适应;实现产业队伍专业化,建立人才激励机制,鼓励科技创新,造就一批掌握前沿科学技术、能出成果、懂市场、会管理、具有现代市场营销理念和开拓精神的科学家和企业家,进一步提高科技对人参产业发展的支撑能力;实现人参产业集群化,促进人参生产区域向资源丰富、管理水平高、技术力量强的产区集中,培育产值超亿元的乡镇20个以上,使产区农民收入高于全省农民平均收入水平。争取经过5年的努力,使我省人参业产值达到150亿元,实现出口创汇3亿美元。

三、工作措施

(一)集中打造中国吉林“长白山人参”品牌。(略)

(二)加大对重点龙头企业和行业协会的扶持力度。(略)

(三)鼓励和支持科技创新,积极研发人参系列精深产品。(略)

(四)加强标准化人参生产基地建设。(略)

(五)制定行业标准并建立监管体系。(略)

(六)加强管理,科学规划,促进人参产业健康发展。(略)

省政府人参行业主管部门和相关工作部门要根据本意见制定具体工作规划和实施方案,在吉林省人参资源整合开发工作推进组统一协调部署下,做好各自工作。人参主产区各级政府也要结合各地实际,制定好相应的规划和方案,并组织抓好落实。

二○○六年四月十四日

解析

这篇意见范文对“加快人参产业发展”这一重要问题提出见解和处理办法。从这篇范文中,我们可以掌握意见的写作格式,包括标题、主送机关、正文和落款的写法。