公文是公务文书的简称，公文写作则是广泛用于党政军机关处理公务活动的应用写作，实用、规范是其主要特点。
公文有广义和狭义之分。广义公务文书的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表等。狭义公务文书的指称范围包括通用公文与专用公文。
要学好公文写作，除了具备基础写作知识，还要弄清公文的含义、本质规律和作用等知识。
（一）公文的含义
公文是法定的机关与组织按照特定的体式，经过一定的处理程序制成的书面文字材料，包括党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的各种书面材料，是各党政军机关交流经验的一种重要工具。
理解公文这一概念的内涵和外延，要把握以下3点。
1.“法定机关与组织”，不仅包括机关及其各部门，也包括人民团体、企事业单位的办事机构，各自在其明确的工作范围内，都会普遍利用公文进行工作。
2.“特定的样式和一定的处理程序”，是指公文作为一种独立的文体，各机关和组织要按照国家规定的格式要求和规范程序进行写作。虽然公文写作也讲究形式的美观、灵活，但不能标新立异，必须体现出公文特定的政务性内容和事务性内容的体式风格。
3.“各党政军机关交流经验的一种重要工具”，则让我们对公文的作用有了一个大概的了解。公文对外表达各党政军机关的意图和决定，是该机关处理工作问题的一种办事工具，同时还是该机关工作活动的记录。
（二）公文的本质和作用
公文的本质是指公文本身所固有的性质、特征，也包括它的性能和作用。《国家行政机关公文处理办法》中在谈到公文的本质和作用时，指出：“公文，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种重要工具。”从中，我们将对公文的本质和作用从以下几个方面进行论述：
1.制定和贯彻执行政策作用
党和国家的各项政策与法规，往往以公文的形式制定与公布。各级机关组织制发的法规性公文，多为各项方针、政策的补充和完善，这对于贯彻执行党和国家的各项政策，统一思想，具有重要的作用。
2.领导、指导作用
各级党政机关的公文，在一定范围内起着领导与指导作用。上级机关同下级机关是领导与被领导的关系，上级机关对下级机关所发布的公文，自然具有领导、指导作用。在我国，党的领导机关制定颁布的各项方针、政策、指示、决定和决议等，起着领导与指导工作的作用。
3.交流沟通作用
各类机关在处理日常工作、业务活动中，经常利用公文与上下级机关进行联系，或通知事项，或处理问题。有一部分公文，经常用来沟通、联系各种事宜，用以了解情况、商洽工作、处理问题。这类公文针对性很强，一般内容比较单一、集中，意见比较具体、切实。如中央党政领导机关制定与发布各项方针、政策、法令时，经常用命令、指令、通告、通知等文件，将中央意图和要求传达到全国各个地区、各个机关、各级干部和广大人民群众中间去，组织动员广大干部群众贯彻执行。
4.宣传和教育作用
党政军领导机关的许多公文，特别是一些重要的指导性公文，都具有宣传教育作用。像《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》一文，就是对全国各族人民群众进行爱国主义教育，提高全民族素质的重要文件。
5.凭证和依据作用
党政军机关活动中形成的各种公文，都是机关进行各项活动的历史记录。每件公文，都反映着制发机关的意图，收文机关均要依照公文的内容要求，作为贯彻执行或处理工作的依据。因此，公文具有凭证和依据作用。
6.现实执行效用
公文有很强的现实执行效用。对于党和国家机关发布的重要公文，从中央到地方，从内地到边疆，从党、政、军机关到基层单位，接到通知后，都必须遵照文件要求立即执行，这体现出公文很强的执行效用。
此外，由于公文是党和国家管理党务和政务的工具，所以，在它失去现实效用后，还具有重要的查考作用。所以，我们还需要对今后有用的公文作为档案保存起来。其中具有永久保存价值的，还须按规定移交给国家档案馆保存。
在我国，公文写作作为一种特殊的行为活动，古已有之。据考古发掘，我国早在原始社会末期就出现了比较成熟的文字。到三千多年前的殷商王朝，已经能够运用龟甲和兽骨作为书面载体来书写文字，并以此指导当时的政务活动。我们现在所能见到的那些“镂于甲骨、刻于碑石、铸于金属、书于竹简”的文字，其用途大多是属于实施权力分配和社会治理的。从世界范围来看，我国是最早产生文书的国家之一。这就是说，公文作为国家统治施政的工具和手段，其产生的历史极为悠久。
到秦汉时期，随着汉字的统一、纸张的出现和使用，不仅使公文的作用扩大，而且体式也更为具体细致，还建立了一些与文书工作相关的重要制度，如文书的报告请示制度、传递制度等。唐宋时期，经济、政治制度的完备和国家机关的健全，使我国古代公文达到了发展成熟阶段，分类详细、机构健全、制度严格，对后世公文影响很大。此后的朝代大都沿袭了唐宋时期的公文制度，到明清时期又有了较大的发展和变化，表现为公文种类细密、名目繁多，行文更加复杂化，还出现了许多专用文书，并对公文的文种、样式、用语、字数、保密制度等都有细致的规定。
然而，在我国漫长的社会发展史上，公文写作一直处于一种封闭和半封闭状态，存在较为严重的“以吏为师”和“相摹而作”的现象，成为统治阶级的御用工具。
民国时期，南京临时政府、北洋军阀政府和国民党政府先后都对公文进行了许多改革和修订，并依据自身需要颁布了新的公文程式，对公文进行了重新分类和统一，开创了现代公文的新起点，在一定程度上适应了新政权的需要。然而，由于缺乏严格的管理，公文分类日渐增多，管理日渐混乱，套话成堆，公文的实效性、规范性大大减弱。
新中国成立以后，这种状况才从根本上得以改观。但是，一个不容回避的问题是，公文写作一直没有发展成为一门学科，往往依附于基础写作之中，处于寄人篱下的状态。进入新时期以来，党和国家十分重视公文工作，极力提倡公文处理特别是公文写作的规范化，强调对公文写作人员的选拔和培养，从而使我国当代的公文质量不断得到提高，充分发挥了为党和国家的管理工作服务的重要作用。
党的十一届三中全会以后，为了适应改革开放和社会主义现代化建设飞速发展的需要，公文写作作为一门学科应运而生。20世纪80年代末期，全国已有114所普通高等院校以及各级党校、行政学院开设了公文写作课程，并且逐步成为这些院校的主干学科。近些年来，这种情况更为普遍，并且已经普及到各类中专、职业技术学校和成人教育等教学阵地。从事公文写作教学的师资队伍不断壮大，出现了一批高质量的教材，公文写作成为深受学生欢迎的热门课。同时，每年的全国秘书职业资格考试以及国家公务员录用考试，也都把公文写作列为必考科目之一。
进入新世纪以后，我国的公文写作理论研究迅猛发展，各种版本的公文写作教材、专著纷纷出版。据不完全统计，在此期间出版的公文写作教材及专著约计有200多种。尤为重要的是，随着信息技术的飞速发展，计算机的广泛运用，开始出现了对电子公文写作的理论研究。
公文的基本类型主要是根据文件的来源、使用范围、行文关系、性质与作用、内容与特点等方面来划分的。
（一）从公文的来源来划分
一般的，一个机关或机关内部某个部门的文件，按照其来源可以分为外机关发来的文件和本机关制成的文件两大类。其中，由本机关制成的文件按照制发文件的目的、发送对象，又可以分为向外机关发出的文件和在本机关内部使用的文件。因此，按照文件的来源，一个机关的文件可分为3个部分：对外文件、收来文件和内部文件。
1.对外文件。对外文件简称发文，是指本机关拟制的对外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。如林业部向国务院发出的《关于进一步加强森林防火工作的报告》，就是林业部的对外文件，是发文。而国务院就是这份发文的针对机关。
2.收来文件。收来文件简称收文，是指由外机关拟制的，主要传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。比如上面讲的林业部向国务院发出的报告，对国务院来说就是收来文件。又如上级机关发来的指示、通知，下级机关送来的报告、请示，同级机关或不相隶属机关送来的公函等，都是本机关的收文。
3.内部文件。内部文件就是指制发和使用都限于本机关内部的文件。比如机关内部的规章制度、会议记录、工作计划、经验总结以及内部的通知、通报等。如《××工厂2008年度生产计划》、《××大学关于多媒体教室使用的几项规定》，就是限定在某工厂和某大学内部使用的文件。
（二）从公文的行文关系上来划分
行文关系，是指发文机关同收文机关之间的文件往来关系。这种关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、平行文和下行文。
1.上行文。上行文就是指下级机关向它所属的上级领导机关所发送的文件，也就是自下而上的行文，故称上行文。比如，国务院各部、委，各省、自治区、市给国务院所报送的工作报告和请示就是上行文。一般来说，上行文是作为下级机关向上级领导机关、下级业务部门向上级业务主管部门汇报工作，请示问题，请示给予领导和指导的文件。
2.平行文。平行文就指同级机关或者不相隶属的没有领导指导关系的机关之间的一种行文。比如，中共中央各个部之间，国务院的各个部、委、局之间，省人民政府之间，各个县委之间，各个县人民政府之间都是平级平行机关。再如，省军区和省人民政府之间，学校和工厂之间，没有领导指导关系，是一些不相隶属的机关。上述这些机关之间，在相互联系或协商工作问题时，一般都适宜于使用公函作为平行文。
需要说明的内容是，机关之间的上级与下级的关系并不等同于级别高与级别低的关系。在行政和业务上均无隶属关系的单位之间，即使地位有高下之分，但双方之间的行文关系仍然是平行关系。如某县公安局与邻县的县政府，某地方中学与某省军区，它们之间虽然地位、级别不等，但彼此之间联系工作仍应以平等关系行文。
3.下行文。下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。比如，中央给各个省委，国务院给各个部、委、局和各省人民政府所发的文件就是下行文。下行文一般常用指示、决定、通知、批复等。下行文是上级机关对下级机关实施领导、指导责任的重要工具。对下级机关来说是重要的收文。一些面向群众的布告、通知等文件，也是下行文。
（三）从公文的秘密程度和阅读范围来划分
根据公文的内容是否涉及党和国家的秘密，所涉及的秘密程度，以及公文所限定的阅读范围，又可将公文划分为秘密文件、普通文件和公布文件。
1.秘密文件。秘密文件是指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。根据文件的秘密程度，又可以确定为秘密、机密、绝密三种，通称“三密”文件。密级越高，传送、阅读和保管的要求也就越严。因此，确定和划分文件的密级要十分慎重，力求准确。而且文件的保密要求应当有时间限制，经过一定的时间，应按有关规定对“三密”文件进行清理，该降密的作降密处理，该解密的则应予解密。
2.普通文件。普通文件是相对秘密文件而言的，从这个角度说，也可称非密文件。这种普通文件也并非无密可保，可以供任何人阅看。如机关、组织的决议、工作计划、总结，对工作人员的处理决定、通报等。这类普通文件阅读的范围比较宽。但一般只限于本机关、组织内，不在社会上公布，不向国外传播。
3.公布文件。公布文件就是向人民群众和国内外公开发布的文件。比如一些公告、通告、公报、法律、法令、中央领导同志的某些重要讲话、报告等，通常都可以采用广播、电视播放、报刊登载，公开张贴或口头传达等方式进行公布。
（四）从公文制发机关的性质和公文作用来划分
从公文的制发机关的性质和公文的作用可以将公文分为法规文件、行政文件和党的文件。
1.法规文件。法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规文件。法规文件一般分为以下三种：
（1）法律文件。法律文件是体现统治阶级的利益和意志，以国家强制力来保证其实施的行为规则，是实行阶级专政的一种工具。法律文件在我国是由行使最高立法权的机关─全国人民代表大会按照立法程序制定的，如《宪法》、《刑法》、《刑事诉讼法》等。
（2）法令文件。法令文件是根据宪法的有关规定所制发的一种文件，通常是以中华人民共和国主席或国务院总理的名义发布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大强制性行政措施时发布的命令等。
（3）行政法规文件。行政法规文件是由国家行政机关和地方行政机关，为具体贯彻执行法律、法令和行政法规，对行政措施、行政制度和活动规则所制定的条例、办法、细则、规定等。
2.行政文件。行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。具有行政指挥、领导、指导工作和公务联系的作用。例如政府机关、行政管理机关使用比较普遍的指示、通知、请示、报告等。
3.党的文件。党的文件是指由党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。其中，只限定在党的组织和党员中间阅读和传达的文件，又叫党内文件。
（五）从公文的内容和特点来划分
按照公文的性质、内容和特点，可以将公文分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。
1.指挥性公文。指挥性公文是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。它需要下级机关单位和有关人员认真学习和贯彻执行，是下级单位决策和进行工作活动的依据。例如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。
2.规范性公文。规范性公文是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行为规范，它是一种兼有政策性和法规性的公文，有较强的规范性和强制性。例如章程、条例、规定、办法、细则、规则等。
3.报请性公文。报请性公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。这类公文主要是报告、请示等。
4.知照性公文。知照性公文是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。例如公报、公告、通知、通报、函等。
5.记录性公文。记录性公文是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如会议记录、会议纪要、大事记、日志等。
此外，公文的分类还有几种，但并不常用，如从文件的缓急程度上划分，可分为急件和平件，急件又可分为特急件和急件；从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转发件；从文件的处理要求上来划分，可以分为需办文件和参阅文件等。
公文作为一种特殊的、党政机关广泛应用的独立文体，具有自己的特点。
（一）作者的法定性
党政公文的作者不同于普通文章的作者。普通文章的作者可以是个人，也可以是某个单位或组织，发表时可以署真实姓名，也可以署笔名。而公文的作者只能是依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织机构及其法定代表人。也就是说，只有党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、人民团体、企事业单位及其他法定的社会组织才有权制发公文。
以机关领导人或法定代表人名义签署发布的公文，并不代表领导者或法定代表人个人，而是代表法定的机关（或组织），体现法定机关（或组织）的职权和意图。以组织机构名义制发公文时，必须签署机关或单位的真实名称；以领导者或法定代表人名义制发公文时，必须签署其真实姓名。不管以何种名义制发公文，都不能签署笔名。任何个人都不得假冒机关的名义制发公文，否则就要受到法律的追究。
（二）效力的权威性
如前所述，党政公文由法定的作者制作和发布，在其职责范围内有着法定的效力和权威，是党政军机关进行思想政治工作、发展现代化生产和科学文化事业的文字工具，要求所属机关、单位或个人必须遵照执行，不得违抗，否则就要受到法律或规章制度的制裁。特别是党和国家机关制发的公文，其内容往往与党的路线方针政策、国家的法律法规密切相关，反映了党和国家机关的指挥意志、政策意向、行动要求，同时代表了人民群众的根本利益，体现了党和国家机关的法定权威，是组织开展党务工作和管理国家的重要工具。公文效力的权威性，是任何其他文章无法比拟的。
（三）体式的规范性
公文体式具有严格的规范性，这是其他文章都不具备的。每一种公文，都有其特定的使用范围、写作对象、表现内容、使用体式。具体说，公文的体式，主要包括四个方面的内容：
1.文种的规范。《国家行政机关公文处理办法》（下面简称《办法》）把现行的公文分为13类；中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》（下面简称《条例》）将公文分为14类，其中决定、通知等9类和《办法》是相同的。
2.公文格式的规范。《办法》和《条例》都对公文的密级、登记、标题、发文字号等十多项格式提出了具体的要求。
3.行文规则的规范。《条例》和《办法》都对行文的原则、行文的隶属关系和职权范围、公文的走向、联合行文等问题，作了具体的规定。
4.公文办理的规范。公文办理包括办理程序、办理原则与方法。办理程序包括拟稿、制作、收发、传递等十多项。办理的基本原则是手续完备、职责明确、准确无误、简便迅速。这些事项要求都是公文体式规范性特点的具体体现。
（四）制发的程序性
公文作为治理国家、管理社会的重要工具，从其起草、制作到发布，必须履行严格的程序，才能保证公文的完善和合法有效。综合《条例》和《办法》的规定，公文制发的程序一般包括起草、审核、签发、复核、印刷、用印、登记、分发等步骤。制发时如果缺少其中任何一个环节，公文则不能成为公文，或者不能成为完善的公文，或者不具备合法性，或者不能发挥其现实效用。此外公文必须用印，只有盖了印章的公文才能正式生效，没盖印章的公文不具备法定效力，只能是无效公文。
（五）创制的时效性
所谓公文创制的时效性，就是公文的创制有时效的严格要求，公文都有着使用目的，迟缓或拖延办理，必然给工作带来损失。因此，撰制者和执行者一定要有强烈的时效观念，要快写、快发、快处理，以提高办事效率。但由于时过境迁，公文也有失去时效作用的情况。一般来说，宏观的、纲领性的、战略性的公文或法规规章性的公文时效性比较长，处理具体公务的微观性的公文时效性比较短。
撰写公文时要正确选定文种，错用或生造文种，不仅会给公文的撰写制作带来困难或麻烦，而且会给公文的执行单位带来意想不到的损害。选择公文文种要严守有关规范，特别是要严格遵循党和国家关于公文文种的使用规则。
选择公文文种的依据主要有三个方面：一是发文机关与主要受文者间的工作关系；二是发文机关的法定或规定权限；三是行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。
（一）根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种
要求明确双方间本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种：当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时，可分别选用下行文种或上行文种；当双方存在的只是平行关系（同系统中的同级机关之间）或不相隶属关系（非同一系统的任何机关之间）时，只能选用平行文种。
（二）根据作者的权限选择文种
要明确作者的职责、权力范围，选择与之相符合的文种。这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定，只有具备相应地位和权力的机关才能选用。如“命令”是一种领导性公文，但并非一切处于领导地位的机关都可以使用。除军队系统之外，只有宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用。如果不按作者的权限选择文种，特别是选用了超越自身权限的文种，就将构成越权行为，公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。
（三）根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种
在相同性质的文种中，选取有助于实现目的和要求，有助于使主题得到正确、鲜明表现的具体文种。在公文文种体系中，有一部分是性质相近或相同但具体用途各异，它们分别适用于表现不同的公文主题，适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、办理、答复、执行等方面的不同要求。如同属上行文的“报告”和“请示”，虽性质相同，但在表现主题、表明行文目的和要求方面却有不同的功用。“报告”用于向上级机关汇报工作、反映情况、回答询问等，但不能表现带有请示事项的主题内容；“请示”可用于向上级机关请求指示或批准，但不能用于不带请示事项的工作情况汇报。“报告”可提出请求审阅批示或转发等方面的要求，但不能用于请上级允许“自己”去做什么，也不能请上级务必答复；“请示”则可以提出请求上级务必予以指示或答复的要求。
（一）公文的组成部分
公文的结构指公文的组织构造。公文结构具有规范性和相对确定性，党和国家对公文的基本构成做出了规范性要求。
党的机关公文一般由17个部分组成。《中国共产党机关公文处理条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”
国家行政机关公文一般由18个部分组成。《国家行政机关公文处理办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”
从大的方面看，在我国，党政机关通用公文的结构一般分为3个部分：公文版头部分、公文本体部分、公文文尾部分。
公文版头部分包括版头（发文机关标识）、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项。党的机关公文截至目前，尚没有标注保密期限。
公文本体部分，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项。
公文文尾部分，包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等四项。
下面，以党的机关公文为例，对公文结构的组成部分进行介绍。虽然各部分的组成和要求较多，也比较难记，但是掌握这些内容对以后工作中进行公务写作大有裨益。
（二）党的机关公文的组成部分
1.版头。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用本民族的文字和汉字印制。
2.份号。公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。
3.密级。公文的秘密等级，标注于份号下方。
4.紧急程度。对公文送达和办理的时间要求。
5.发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文一般只标明主办机关的发文字号。
6.签发人。上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。
7.标题。由发文机关名称、公文主题和文种三要素组成，位于发文字号下方。
8.主送机关。主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，须顶格排印。
9.正文。公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
10.附件。公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。
11.发文机关署名。应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。
12.成文日期。一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
13.印章。除会议纪要和印有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。
14.印发传达范围。加括号标注于成文日期的下方。比如，“此件发至省、军级”，“此件发至县、团级”。
15.主题词。按上级机关的要求和《公文主题词表》（中共中央办公厅秘书局编制，中国档案出版社1998年出版）标注，位于抄送机关上方。
16.抄送机关。指称主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。
17.印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
（三）眉首、主体、版记的构成及写作要求
公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（又称间隔横线，一般标印在发文字号之下4mm处，红色，其长度与版心等宽，即156mm）以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
1.眉首部分。
（1）公文管理标识。公文管理标识包括份号、秘密等级和保密期限、紧急程度。
份号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。
秘密等级和保密期限，如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
紧急程度，如需标识用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。
（2）发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可以只标识发文机关或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。
联合行文时应使主办机关名字在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；若联合行文机关过多，应保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。
发文机关标识位置有两种。第一种用于平行文或者下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（即留出天头62mm），也就是留出25mm（约2行）位置用于标识上述的份号、密级和紧急程度。即使不需要标识这三项要素，也要留出这段空白。第二种仅限于上行文，即对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心为80mm，即要留出55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头117mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。发文机关标识字号以醒目美观为原则，但最大不能等于或者大于22mm×15mm。现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。
（3）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。其位置在发文机关标识下空两行，用三号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，不要把“2019”简化为“19”，用六角括号“〔 〕”括入，不要用方括号“[ ]”或者半圆括号“（ ）”。序号是发文的流水号，一般都按文件的形式统一编写，即是哪一个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。序号不编虚位（即1不编为01或者001），不加“第”字。如“鲁府办〔2007〕5号”表示山东省人民政府办公厅在2007年度内发的第5号文。
发文字号中的机关代字，要由一定范围内的领导机关，对自己直属机关的单位代字统一编定，以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由两个层次组成。第一层次是发文机关代字，第二层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。有的机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。
行政机关之间联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号的作用是便于分类归档，查找及引用。发文字号的位置在发文机关标识下空2行，发文字号之下4mm印一条与版心同宽的红色反线（实际掌握发文字号只要不贴红色反线即可）。发文字号应居中排列。
（4）签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。这时，发文字号不要居中。发文字号居左空一字，签发人居右空一字；签发人用三号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。
如果有多个签发人，或者按规定，还需要标注会签人，那么，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或者会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或者会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果三行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右空1字的要求不变。发文字号和最后一个签发人与红色反线仍保持4mm的距离。
2.主体部分。主体由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识（单一发文章和联合行文印章）、附注等要素组成。
（1）公文标题。公文标题是公文内容和作用的高度概括，包括“发文机关+事由+文种”三要素，位于间隔横线下方适中位置；字体略大于正文；单行或多行都要居中排列，匀称美观。主要形式有：
① 规范式：3部分，即“发文机关＋事由＋文种”—用于重要、庄重的公务。
② 灵活式：有两部分和一部分两种。
两部分：一是“发文机关＋文种”。以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间）。带发文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。这里要特别注意：一是不再写主送机关，二是文后不再写发文机关及发文时间。
二是“事由＋文种”。
三是“转发+始发机关及原通知标题”（如《转发国务院关于费改税的通知》）或者“转发+始发机关及原文件标题+通知”（如《转发国务院关于费改税的决定的通知》）。
一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公务，具有周知性。
（2）主送机关。主送机关，指负责处理、执行公文的机关单位，位于标题左下方，顶格书写，后面用冒号。上行文一般只写一个主送机关，其中请示、批复和函等文种只能有一个。下行文，一般写给直属下级。普发性下行文，主送机关多，一般使用泛称，如“公司直属各部门”。面向机关全体人员或者社会群体的，或者公务是周知的、重大的公布性公文，常常不写主送机关。
（3）正文。正文是公文的主要内容，包括缘由、事项和结尾三部分。位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。序号按一、（一）、1、（1）的顺序排列。
联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。
（4）附件。附件是附在文件之后，对文件内容起说明和补充作用的文字材料。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用三号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 （如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
（5）成文日期。成文日期指公文生效的法定时间，一是发出日期，这是一般性文件；二是签发日期；三是通过日期，这是会议文件。用汉字小写数字，如“一九九七年六月十三日”，或用阿拉伯数字。
（6）公文生效标识。印章是公文效力最权威的凭信，压盖于成文时间之上，上沿不压正文，下沿要骑年盖月，即章的下沿要经过“年”和“月”字。
公文除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，都应该加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，都应该加盖印章。印章要端正、清晰。
（7）附注。位于成文时间下方左侧，用以说明其他不便说明的事项，如传达范围、引文出处或名词术语。
3.版记部分。
（1）主题词。“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用三号小标宋体字。词目之间空一字。
（2）抄送机关。公文如有抄送机关，在主题词下一行，左右各空一字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
（3）印发机关和印发日期。位于抄送机关之下（无抄送机关则在主题词之下）占一行位置；用三号仿宋体字。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（4）版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
（5）版记的位置。版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
公文的结构有3种特定的格式。
（一）信函格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线 （上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。发文字号下空一行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。
（二）命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空两行居中标识令号，令号下空两行标识正文。
正文下空一行右空四字标识签发人签名章，签名章左空二字标识签发人职务。联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空一行右空二字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。
（三）会议纪要格式
会议纪要标识由“×××会议纪要”组成。其标识位置同发文机关标识，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素的表示方法，与一般文种相应的格式要素的标法相同。
（一）公文的行文关系
公文的行文关系是根据组织系统、公文法定作者的职权范围与行文单位间的隶属关系确立的发文单位与受文机关之间的关系，是机关单位之间的组织关系在公文运行中的体现。这就必须首先弄清我国社会组织的机关单位之间的关系。
我国社会组织机关及其部门、单位之间的组织关系和行文关系有以下四种：
（1）上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下级之间，如国务院和省政府。机关或部门的上行文报告和请示都是面向上一级的机关或部门。而下行文如决定、通知、批复等都是面向下一级机关或部门。
（2）隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是隶属关系。在这一关系之下，上级常用普发性下行公文，如命令、通知、意见、会议纪要等，下级也可越级使用上行文（在特殊情况下行文并且必须抄送上一级即直接上级机关部门）。
（3）平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以发挥平行性。
（4）非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系，不论是相同级别还是不同级别，都要通过知照性行文（如函）进行协调，或联合行文共同办理。
（二）公文的行文规则
行文规则是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。在此，主要依据《国家行政机关公文处理办法》，将公文的行文规则归纳成为6个方面加以解说。
1.注重效用。公文行文应当确有必要，注重效用。公文不能随意发出，一定要讲究实效，才能保证发文机关的权威性。如果公务不大重要，不必用公文反映，那么可以采取电话、谈话等方式办理。不要出现那种“当收发室简单照抄照转”和“一文多发”重复发文的问题。公文要少而精，否则就会出现效率低下的问题，造成文牍主义，产生官僚主义。
2.行文根据。公文行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。这是基本原则。
《宪法》确定中国共产党是领导核心。为加强和改善党的领导，在对社会和国家的管理上，实行党政分开。反映在公文运行上，党和政府的行文不能混淆，党政可以联合行文而不要互相行文。
3.部门行文。政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。其他社会组织以依类推。
机关各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级基层单位的有关业务部门行文。如市政府的商业局可以向农业局行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向区政府的商业局行文（多以下行文形式）。上下级业务部门之间，虽然没有隶属关系，但有业务指导关系。同样，总公司机关的技术处可以向生产处行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向分公司的技术科行文（多以下行文形式）。
机关各部门向下一级机关行文只能采用函的形式。上级机关的职能部门同下级机关是平级关系，有时向下级机关发函还要得到上级机关的授权，行文时要在正文的开头说明授权的机关或领导人。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
4.联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文在公务中常常是必要的：避免了各自分头行文的不一致问题，增强了行文的权威性和约束力，减少了公文数量。联合行文一定要遵循协商一致的原则。
5.抄送规则。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。重要行文，往往是在决定、通知和批复等文种中关于重要公务或者重大问题（如撤换下级主要领导人、增设重要机构、审批大型项目、进行重要涉外活动）的公文。对发文机关和下级机关来说，便于上级监督，避免出现重大差错；对上级机关来说，便于了解和掌握情况，统一管理。
此外，受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。这样，便于协调工作，防止出现矛盾。如某市学校一件公务，既需要直接上级机关的审批，又需要经费支出，这就要将请示主送市教育局，抄送市财政局。而市教育局下发批复批准该项目给这个学校时，要抄送市财政局。
6.请示规则。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得主送其他机关。“报告”不得夹带请示事项，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
（1）一文一事。古代就有一文一事的行文制度。一份请示写一件公务，内容简单，便于上级批复。如果一文多事，就会出现可批可不批、全部批和部分批、快批和缓批的复杂情况。这就造成了批复的困难，甚至导致无法批复。
（2）只写一个主送机关。一份请示写一个主送机关，可以得到及时有效的批复。如果写几个，很可能出现没有一个主送机关批复的情况，这是请示的失败；也可能有两个或两个以上的主送机关都批复而意见不一致甚至矛盾的情况。因此，请示只能写一个主送机关。需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。
（3）不直接送领导者个人。如果是领导个人直接交办的事项，在办理过程中可以请示领导人。除此之外，请示不能直接送领导人。这是为了防止官僚主义的产生而制定的。
（4）报告中不得夹带请示事项。上级对下级的报告不作批复。夹带请示事项，只会造成公文处理的混乱。
此外，经批准在报刊上全文发表的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行。报刊上发表的法规都是面向社会通行的不涉密公文，经过上级的批准。下级社会组织应当视为正式公文贯彻执行。
公文的撰制是一个完整的过程，它包括拟稿、审核、签发、编号、打印、用印、下发、存档等基本环节。
（一）拟稿
拟稿即起草、撰写公文，包括接受交拟、确立主旨、选择材料、安排结构、编写提纲、起草初稿、修改誊清等环节。
（二）会商
会商指公文内容涉及有关单位或部门的职权范围，需征得其同意和配合时所进行的协商活动。
（三）审核
审核包括：检查是否符合公文处理程序及要求；检查是否需要行文；检查是否需要召开会议进行讨论，是否需要报上级机关等；检查公文内容同党的方针政策、上级和有关部门的规定及本单位以前的规定有无矛盾，是否与其他公文有重复或脱节的地方；检查文字表达是否准确、通顺、简练、明了、合乎语法逻辑；标点符号使用是否正确，有无文字错漏等；检查公文格式是否合乎规定，公文名称使用是否恰当，主送单位和抄送单位是否适当，标题、发文机关名称等是否准确。
核稿时，对上述方面出现的不妥之处，须逐项加以修正。
（四）签发
签发是决定文件最后定稿和批准发出的关键环节。文稿经过主要领导核准签字后即成为定稿，并据此后生效。
（五）编号、登记
文书室接到文件定稿后，应及时登记、编号，并根据急缓程度编排版。文件出稿后，应及时通知拟稿人校对。
（六）校对
校稿人应按领导核准签发后的文稿认真仔细地进行校对。非拟稿人进行校对时，若发现原稿有不妥之处，不应随意增删修改，应及时与拟稿人联系或请示领导解决。对校对中发现的一般性的笔误，如错字、漏字、标点等，须作必要的修正，并在原稿上注明。
（七）印刷、装订
打印稿经校对无误后由文印室付印、装订，公文正文用字一般为三号仿宋体，标题一般为二号简体大标宋体。印刷装订应力求使文件美观、整洁、牢固，以便受文机关阅读、处理和保管。
（八）用印、封发
所有发往上级机关、外单位的文件及存档的文件，都应盖印后封发。用章与发文单位名称应当一致。
（九）归档
对于按发文程序处理完毕的文件，文书人员应及时将文件形成过程的底稿和印制件立卷存档。
为提高公文处理的效率和质量，一切公文必须按收文或发文的程序运转，不得横向传递，不得越级办理；校对应采用国家标准中规定的校对符号。