应用文作为一种特殊的文体，实用性强是其突出特点。但应用文的写作过程同样要遵循普通写作的一般规律。
应用文写作过程中需要遵循的写作学中写作活动的基本规律主要有：“物—意—文”转化律、多元因素统一律、点化调整渐深律以及知行结合通变律。
（一）“物—意—文”转化律
文章写作首先要实现“感知飞跃”，这个飞跃就是由“物”到“意”的能动转化，然后，把经过“感知飞跃”形成的观念或意象，把内孕构建的文章蓝图，再进一步地加以整理和深化，使之更加深刻、完整、严密、精细，更有逻辑性、条理性，并用书面语言表达出来，使之成文，这就是由“意”到“文”的转化。“物—意—文”转化律是写作活动最基本的规律，任何作者，写任何文章，都必须遵循这一规律。
（二）多元因素统一律
文章是写作客体的诸多因素和写作主体的诸多因素发生碰撞、契合、熔铸、创造的产物。正是多元因素通过写作实践发生的相互联系、相互制约、相互作用和相互融合，达到外物与内识的交融，客体与主体的结合，才形成了文章这一完整、统一的有机体。
（三）点化调整渐深律
所谓点化调整渐深律是指写作的过程实际上是一个不断提炼、不断深化、不断调整、不断修改的过程。
应用文的写作也是人们对客观事物的认识在头脑中形成的一个由浅入深、由表及里、由此及彼的逐渐深化的过程。提炼、深化主题，调整结构、语言和内容，不断修改，才能按要求写出好的应用文。
（四）知行结合通变律
知行结合通变律是指把学习写作理论与写作实践结合起来，通过多读、多练、多思，融会贯通写作的基本法则，掌握各种文体的基本体制与写作的答题要求，进而通变妙用，出巧创新，写出高质量的文章。
在应用文的写作过程中必须要遵循上述普通写作的一般规律才能写出合格的应用文。
（一）主旨的概念
主旨，又称主题、题旨、立意等，就是通过文章的具体材料所表达的中心思想、基本观点或要说明的主要问题，是作者对客观事物的评价和态度，是贯穿于应用文的主要意图或目的。
这一概念有两大特点：一是体现了应用文的特点。一切应用文是为了实现某种目的而写作的，如“请示”“报告”“计划”“总结”“申请书”等应用文，都具有明显的目的性这一特点。所谓“主要意图”，就是作者希望达到某种目的的打算，它对应用文主旨的性质概括是恰当的；二是适用于对应用文各类文种主旨的阐述。不论是简单得只有几十个字的请假条，还是复杂冗长的会议报告，其主旨均可用“行文意图”来概括。如，某县关于开展植树造林的通知，其主旨就是通过阐明开展植树造林的意义、任务、要求、方法、注意事项等，为某县的植树造林工作做出部署和安排。
清代学者刘熙载说：“凡作一篇文，其用意俱可以一言蔽之。扩之则为千万言，约之则为一言，所谓主脑者是也。”这里的“主脑”就是主旨。这句话的意思是说，主旨，就是能够概括作文用意的一句话。刘熙载这句话讲得很通俗，也很深刻。可见，主旨是文章的灵魂和生命，是文章的统帅，处于支配地位。
（二）主旨的特点
作者在撰稿之前，就已经形成了应用文的主旨，即“意在笔先”，也就是在落笔之前，作者对所写的事理、目的就应该想清楚，要做到胸有成竹。
1.主旨的实用性。应用文主旨最显著的特点是它的实用性，这是应用文写作区别于文学作品、一般文章主旨的一个根本性特征。文学作品、一般文章主旨的特点可能是多种多样的，它所体现的是认识作用、教育作用和审美作用。而应用文是用来处理公私事务的工具，是为解决实际问题而写的，它的主旨所体现的是很明确的实用性。如写“请示”，是请求上级机关就某一事情进行批准答复的；写求职信，是为了能够找到理想的工作；写广告，是为了推销产品，树立产品形象。拟写这些应用文首先考虑的是有没有用处，发文的目的明确不明确，如果没有实际的需要就不必写，不能发。
2.主旨的客观性。应用文主旨的客观性，是它的又一大特点。写作作为一种精神活动，不可能不打上作者的主观烙印。文学作品主旨的提炼，往往有作者的主观印记，而应用文主旨的提炼是从客观的材料中提取，主观感情不能强加于客观。应力求尊重事实，它是根据现实的需要而形成的主旨，是生活、工作、管理的某种需要，促使作者表明某种态度的，公务文书的主旨，所体现的是集体的意志。客观需要什么，作者就表达什么，主旨与材料必须达到本质意义上的契合，体现出客观性的特征。
3.主旨的单一性。应用文主旨的单一性，这是与文学作品写作的又一大区别。文学作品可以是一文多义，不同的读者可以从中领略到不同的主题意义。而应用文的主旨则是单一性的，一文一事，一事一旨。要想体现出应用文主旨的单一性，还需注意抓重点写，抓住与主旨最密切的东西写，才能使主旨集中而鲜明。美学家朱光潜说：“每篇文章必有一主旨，你须把重点完全摆在主旨上，在这上面鞭挞入里，渲染尽致，你所写的事理情态成一个世界，突出于其他的世界之上，像浮雕出现在石面上一样。”如果能做到这样的效果，那么应用文的主旨就突显、集中、单一了。应用文的主旨要防止面面俱到。一篇应用文如果什么都要讲，那么什么也讲不透，枝蔓丛生的应用文必然影响办事的效率。有的工作总结在写经验做法时，一写就七八条，分析问题不下四五条，不厌其细，表面看似乎很全面，无懈可击，实际上是把重要的内容、观点淹没在行文琐细的材料之中了。正确的做法是，动笔之前明确写作意图，抓主要的写，要详写突出最有效，最有新意的内容。而次要的、年年必做的工作、众所周知的工作，则可以略写，点到为止，删除多余的信息和材料。
4.主旨的明晰性。应用文主旨的表现与其他文体主题的表现有很大的区别。如文学作品主题表现的要求是越含蓄越好，主题要蕴含在人物形象、故事情节、典型环境之中。正如恩格斯所说：“作者的见解愈隐蔽，对艺术作品来说就愈好。”而应用文的写作是为办事的，主旨、目的必须明晰，如果不明晰则办不成事。要想达到明晰可以从两方面入手：其一，标题要揭示主旨。标题既可以显示应用文的主旨或主要内容，又具有提示作用，引发读者阅读的兴趣。其二，立片言以居要。如西晋文学家陆机所说“立片言以居要，乃一篇之警策”，意思是说，写文章时概括出一些重要语句，并把它放在关键之处，作为全文的纲领眼目。应用文的“片言”有两种情况：一是居于文本的开头以开宗明义。使读者一看，就知道全文的主旨所在；二是把“片言”放在结尾以总结收束全文，可称为篇末点题，卒章显志，加深读者的印象。
材料是为了某一写作目的而收集、摄取，写入文章中的一系列事实或依据。因而，应用文的材料是指需要写在应用文书中的事实，包括时间、地点、人物、事件、背景、原因、结果、目的以及相关数据等。
材料主要有两种类型。一种是直接材料，一种是间接材料。直接材料是由作者亲身感受、亲自观察、调查而获得的，被称为第一手材料。间接材料，是指由阅读书报、检索文献资料而获得的，或由他人提供的，被称为第二手材料。写作不同的应用文，获取材料的途径和方法不尽相同，但对收集到的材料都应该认真地核实，确保真实性和典型性。真实就是应用文中涉及的人和事必须符合事实，不得加入写作者主观想法。典型就是指材料要有代表性，同时又具有普遍性、最能反映事物本质、最能突出主旨。
材料选定之后，也不能一字不差地放到应用文中，必须根据表达主旨的需要，对材料进行加工提炼处理，才能更好地表现主旨。
（一）合并同类材料
在应用文的写作过程中，要把说明同一个观点的几个材料归纳如工作总结，往往有许多材料，从本质上看反映的都是同一个问题把这几个材料进行归纳概括。合并同类材料的好处是可以将反映的料，归纳概括成为带有综合性、全面性的材料，从而能够更集中有文的主旨。
（二）妥善剪裁冗长材料
在应用文写作中，不论是叙事，还是分析问题，都不能一味地堆根据表达主旨的需要对材料加以取舍。对那些内容好而篇幅冗长行剪裁。
一是压缩。冗长的材料往往存在说得过于详细，议论太多，语言这就要用删除枝杈，压缩过程，摘取精华，删节字句等方法加以剪裁主干，突出主旨，让人看到文章就能把握主旨。
二是换角度。指改变材料的使用角度。选择新的角度往往写出的生命力，更容易让读者把握主旨。如上报的公文，往往选择突出材料的角度，下发的公文则要选择更能突出材料的指示或指导的作用。再制改革之后，农民富了，钱袋子鼓起来了，这一类事实材料，那就可人常写的角度，从钱袋子鼓起之后，响应国家号召再投资，不存钱，角度去选择材料，进行写作。往往是角度改变了，文章新了。
（三）详略得当
从古至今，文章的写作均要详略得当，而不能主次不分，平均用略的作者，最爱犯的毛病是倾其所有，知道多少就写多少，不管材料为一个材料。，那么则可以个别情况的材效地说明应用砌材料，而要的材料，要进啰嗦等毛病，，突出文章的应用文更具有的参谋或请示如，对农村体以避开这个众观念改变的新墨。不懂得详有用没用都要写上去，使文章臃肿不堪，让人不知所云。应用写作中用材的详略得当，大致有如下几个规律可循。对于表现主旨来说，重要的材料要详写，而次要的可以略写，新鲜的材料可以详写，而老生常谈众所周知的旧材料则可以略写。