清代学者刘熙载在《艺概》中正式提出“应用文”这一名称：辞命体，推之即可为一切应用文字。现在我们所说的应用文，则是生活、学习、工作中为处理实际事务而进行写作并形成惯用格式的文章。
学习要有学习计划，考得不好要找出差距，总结经验；竞选学生干部要有一篇感染性强的演讲稿，当上学生干部要有工作计划，学期末要做述职报告，不想干了要写份理由充足的“辞职信”；开展活动要有实施方案，写清流程；以后走入社会，要为公司写市场调查报告，及时反馈市场动态；懂点经济文书和法律文书的内容，工作起来才会更加游刃有余……所以，即使作为一名在校的学生，也不要觉得应用文只是文科生甚至只是文秘专业的学生应该掌握的知识，它的应用可谓无处不在，实用性极强。所以说，学好应用文写作对目前的学习、生活，以及日后的工作，都会起到事半功倍的作用。那么在本章中，我们将详细讲述有关应用文的基础知识和实际运用情况，大家一起学习进步吧。
（一）应用文的概念
应用文，顾名思义，重在“应用”，是指人类在长期的社会实践过程中形成的，在处理公私事务时经常使用的实用性文体。它是保证人们日常生活和工作正常运转的重要工具，是人际交往中必不可少的重要文体。
应用文像其他文章一样也是一种传媒，是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展，人们在工作和生活中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此应用文的功能也就越来越多了。
（二）应用文的特点
应用文在其长期的历史发展中，已经形成了区别于文学作品与实用文体的极其鲜明的个性特点。
学好应用文写作，首先要掌握应用文的写作特点。
1.体式的规范性。应用文文体功用性很强，目的性明确，科学性要求很高，因此规范性就成为其必然的要求。在其长期的应用过程中，逐渐形成了一些比较规范的文本格式，有大致相同或相似的布局和写法。这种比较规范的文体形式，便于写作、阅读和处理，有利于提高办事效率，便于分类、归档和查询，适用于办事的方便快捷。如公务文书，它涉及国家的路线、方针、政策和广大人民群众的利益；合同文书则涉及双方当事人的权利与义务；礼仪文书关系到双方的密切交往与相互信任等。
2.内容的真实性。应用文是应用于日常生活的，因此应用文的内容要符合客观实际，真实可靠，不能夸大其词，更不能以点代面、以偏概全。同时，在应用文中出现的时间、地点、情况的反映要真实，所引用的资料、数据也要真实，不允许有任何的出入和虚构。因此，要求应用文的作者要笃实于己，取信于人，说老实话，写老实文，以确保应用文的内容真实可靠，使应用文真正发挥其应有的作用。
3.运用的广泛性。同其他的文体相比，应用文的适用范围应该是最广泛的。应用文是人们处理各种事务、传递信息的书面工具，人们几乎时时刻刻都离不开这个工具，使用广泛是其显著的特征。应用文使用的领域在所有的文体中最为广阔，应用文是根据人们生活和实际工作的需要应运而生的，所以应用文的应用必然覆盖人类社会的方方面面，国家机关、企事业单位甚至个人，几乎都离不开应用文的写作。
4.运用的时效性。应用文不同于其他文体，它是为解决新近发生的问题，及时地为现实生活服务而写的，某些应用文书，如法规类文件，标明了生效或执行的时间，那就必须严格遵守。特别是在当今社会发展如此迅速，人们的决策、措施要适应变化了的形势下，必须适时地使用应用文这个工具，从而更好地解决问题，推动社会发展。
有些应用文体虽然没有严格的有效期限，但其作用的发挥也多是由强到弱，逐渐失效。
应用文种类繁多，没有形成统一的分类。目前，较常用的分类标准主要有以下几种。
（一）按照应用文的使用范围划分
按照应用文的使用范围分，可分为通用文书和专用文书两大类。
通用类指人们在办公或办事中普遍使用的文书，包括党政公文（如命令、决定、公告、通告、议案、批复等）、事务文书（如调查报告、工作总结、述职报告、计划等）、规章文书（如章程、细则、制度、办法等）、经济文书（如合同、意向书、招标书、商品说明书、经济活动分析报告等）、司法文书（如起诉状、上诉状、申诉状、答辩状等）、生活文书（如一般书信、感谢信、慰问信、求职函等），以及礼仪文书（如请柬、邀请函、开幕词、闭幕词等）和学术文书（如学术论文、毕业论文等）。
专用文书指在一定部门或一定范围内使用的专门文种。专用文书的文种繁多，如外交部门使用的照会、国书、条约、协定、全权证书、领事任命书、领事证书、护照等。
（二）按照应用文的特点划分
按应用文的特点可分为指挥性文书、法令性文书、报请性文书、知照性文书、交际性文书、记录性文书等。
（三）按照应用文的性质划分
按照应用文的性质分，可分为法定公文、通用的机关事务文书、专用的部门业务应用文、日常生活应用文。
另外，随着科技的进步，按照应用文的记载方式可分为文字文书、电信文书、电脑文书、声像文书和图形文书。
在本书中，我们主要根据应用文的使用范围，讲述党政文书、经济文书、司法文书、生活文书等通用类文书。
随着社会的不断进步，应用文·作为一种工具，同时又作为一种信息载体，越来越受到人们的重视。概括说来，应用文主要有以下作用。
（一）宣传教育，指导工作
行政公文的发布，绝大多数是向广大的人民群众宣传党和国家的方针、政策，宣传单位的典型经验和个人的先进事迹，起着宣传政策、教育群众的作用。法律文书的发布，警示、规范着人们的行为，起着宣传法令、教育人民、打击罪犯的作用。特别是在市场经济条件下，应用文的宣传教育作用又有了新的发展，各企业集团运用应用文这一宣传工具，宣传企业文化、企业的经营理念、企业的形象口号，以此来扩大企业的知名度和美誉度，赢得社会的信任和支持，提高了经济效益。
（二）沟通协调，交流信息
现代社会人们参与各类活动的范围更加广泛，彼此之间的合作交流日益增多，人与人之间，地区与地区之间，乃至国家与国家之间都存在着千丝万缕的关系，都需要进行信息传递，加强沟通与联系，共创和谐的人际关系，这是工作得以顺利发展的重要前提。应用文在沟通上下左右关系、交流信息、联系情感、协商事宜、协调行动、相互支持等方面具有重要的作用。公关礼仪文书能起到沟通感情，促进协调，互为发展的作用；广告类文书可以起到传播信息，服务公众的作用；合同类经济文书可以起到协调关系、保障当事人双方利益的作用。
（三）凭证依据，积累资料
应用文的凭证依据作用，在不同的文种中都有着不同程度的表现。就行政公文而言，下级机关要根据上级机关下达的公文来传达方针、政策，安排工作任务，部署开展工作。而上级机关则要根据下级机关的公文所提供的情况、反映的问题来进行决策，以便更科学、更合情合理地指导下级工作。平行机关和不相隶属的机关之间，可以根据往来的公文知照情况、商洽工作。
由此可见，公文是施政的依据和准绳。它可以约束行政行为，使管理的各个环节得以正常有序地开展工作。就凭据文书而言，其凭证作用更为明显，如协议书、合同书等都规定了当事人双方的权利与义务，以此为凭证，如有任何一方违约，都要以此追究责任。概而言之，应用文是办事的，有着极强的时效性，某件事处理好之后，其作用也随之消失。
但是有些应用文，它不仅有现实的作用，而且还是真实的历史记录，并根据有关规定立卷、整理、归档，作为文献资料供后人参考，起凭证作用。
（四）反映情况，规范行为
自古以来，应用文就有发布法律和行政法规的作用，进入现代社会以来，国家立法机关，针对社会的实际需要出台更多更细致的法律法规，确保各项工作有法可依。
国家立法机关制定的各种法律、法规，行政机关的条例，以及各企事业单位制定的规章、制度等都要通过应用文来颁布。这些法律文书、规章制度都属应用文的范畴，一经公布，有很强的约束力，任何人都要自觉遵守，不得违反，否则将会受到不同程度的处罚。应用文在这方面的作用，对规范人们的行为，加强社会主义法制，维护社会秩序的稳定，构建社会主义和谐社会有着功不可没的重要作用。